ジンベイ
人事・労務通知平日の毎朝8時（スケジュール実行）

36協定の上限に近い社員を上長に知らせる

月の途中で残業時間を数え、上限に近い社員を早めに知らせる作業を自動にします。月・年・2〜6か月平均・特別条項の回数を、毎朝まとめて確かめます。

使うもの：KING OF TIME・Excel・Outlook

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いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順

いまのやり方

月末に集計してから超えそうな社員に気づき、慌てて上長に連絡している。複数月の平均は別のExcelで手計算している。

  1. 01自動

    取り出す

    勤怠システムから、当月の途中までの時間外と休日労働の時間を出す

  2. 02自動

    足し合わせる

    過去5か月分の記録と合わせ、月・年・平均・回数を計算する

  3. 03自動

    判定する

    会社で決めた手前の基準を超えた社員に印を付ける

  4. 04自動

    知らせる

    本人と上長に、今月の残り時間の目安をメールで送る

  5. 05人

    対応する

    特別条項を使う見込みの社員は、労務の担当が上長と相談する

AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順

人が見る所：特別条項を使う見込みの社員と、平均80時間に近い社員

入力

  • ・勤怠システムの当月の時間外・休日労働の時間
  • ・過去の月別の集計（Excel）
  • ・36協定で決めた時間と回数

出力

  • ・上限に近い社員の一覧（Excel）
  • ・本人と上長へのメール

動かす前に確かめること

上限は協定の内容で決まる

原則は月45時間・年360時間です。特別条項の時間と回数は会社の協定によるので、協定書の数字を設定に入れます。

休日労働の扱い

月100時間未満と複数月平均80時間以内は、休日労働を含めて数えます。月45時間の判定とは足す項目が違います。

途中の数字は目安

打刻の修正や申請の承認で数字は変わります。通知には「途中の目安」と書き添えます。

RPAを使わなくてよい場合

勤怠システムに36協定のアラート機能があり、会社の協定どおりに設定できるなら、その機能を使えば足ります。複数の勤怠システムをまとめて見たいときに向きます。

出典：厚生労働省 働き方改革特設サイト「時間外労働の上限規制」

月6.7時間の作業が、0.7時間に

社員 300人・毎営業日、1件20分の作業が2分になる場合のモデル試算です。年72時間、時給3,000円で約22万円にあたります。

※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。

手順と試算をもっと詳しく：活用例「売上の日次レポート」

よくある質問

どのくらい手前で知らせるのがよいですか？

月45時間なら35時間前後で一度、40時間で再度知らせる会社が多いです。基準は自由に変えられます。

管理職本人も対象になりますか？

管理監督者は時間外の上限の対象外ですが、健康管理のために労働時間を把握する必要があります。別の基準で知らせる手順にできます。

最終更新：

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KING OF TIME（株式会社ヒューマンテクノロジーズ）、Excel（Microsoft Corporation）、Outlook（Microsoft Corporation）は、それぞれの会社の商標または登録商標です。記載の会社名・製品名は、各社の商標または登録商標です。ジンベイ GenRPAは、各製品の開発元とは関係のない、ジンベイ株式会社の製品です。当社では、製品・版ごとの動作の確認はしていません。