SmartHRの入社者を勤怠システムに登録する
人事システムに入った入社者を、勤怠システムにも登録し直す作業を自動にします。入社の初日から打刻できる状態にしておけます。
使うもの：SmartHR・KING OF TIME・Excel
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
SmartHRで入社者を確かめ、勤怠システムにも同じ社員番号で登録して、雇用形態ごとの勤務の設定を選んでいる。
- 01自動
探す
SmartHRから、入社日が2週間以内の未登録の社員を探す
- 02AI
当てはめる
雇用形態と所属から、勤怠の勤務の設定の候補を選ぶ
- 03人
確かめる
候補が決まらない人だけ、労務の担当が勤務の設定を決める
- 04自動
登録する
勤怠システムの画面で、社員番号・氏名・所属・勤務の設定を入れる
- 05自動
知らせる
登録した人と打刻の始め方を、上長にメールで知らせる
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：勤務の設定の候補が決まらない人と、短時間勤務・変形労働の人
入力
- ・SmartHRの入社予定者
- ・雇用形態と勤務の設定の対応表（Excel）
出力
- ・勤怠システムの従業員の登録
- ・上長への知らせ
動かす前に確かめること
社員番号を揃える
勤怠と給与をつなぐ鍵は社員番号です。両方のシステムで同じ番号になるように、番号は人事システムを正にします。
有給の付与の設定
入社日で有給の付与日が決まります。付与の決まりを登録のときに合わせて入れるかを決めます。
ICカードや打刻の機器
カードの番号を登録する会社は、カードの受け渡しのあとに人が入れる手順に分けます。
RPAを使わなくてよい場合
人事システムと勤怠システムに公式の連携があり、従業員の登録が自動で同期されるなら、その連携で足ります。勤務の設定まで決めて入れたいときに向きます。
月2.5時間の作業が、0.4時間に
入社者 月15人、1件10分の作業が1.5分になる場合のモデル試算です。年26時間、時給3,000円で約8万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
手順と試算をもっと詳しく：活用例「システム間の二重入力」
よくある質問
ジョブカンでも使えますか？
使えます。画面を操作して登録するので、勤怠システムを問わず手順を作れます。
給与ソフトへの登録も続けられますか？
続けられます。同じ社員番号で給与ソフトの画面に登録する手順を足します。
最終更新：
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月4時間 → 0.7時間（モデル試算）
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月5.3時間 → 1.1時間（モデル試算）
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月2時間 → 0.2時間（モデル試算）
検討に使える資料
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AIエージェント型RPA 業務例集｜基幹システムへの転記・FAX受注の入力ほか7業務のモデル試算
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資料の内容を見るSmartHR（株式会社SmartHR）、KING OF TIME（株式会社ヒューマンテクノロジーズ）、Excel（Microsoft Corporation）は、それぞれの会社の商標または登録商標です。記載の会社名・製品名は、各社の商標または登録商標です。ジンベイ GenRPAは、各製品の開発元とは関係のない、ジンベイ株式会社の製品です。当社では、製品・版ごとの動作の確認はしていません。