入社者の情報をSmartHRに登録する
採用側の一覧から人事システムへ、入社者の情報を書き写す作業を自動にします。入社日の前に登録が済むので、本人への手続きの案内も早く出せます。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
採用の担当が作った入社者のExcelを見ながら、SmartHRの画面に1人ずつ登録し、入社手続きの依頼を出している。
- 01自動
気づく
入社者の一覧のファイルが更新されたら動き出す
- 02自動
揃える
所属・雇用形態・役職を、SmartHRの登録済みの名前に合わせる
- 03人
確かめる
マスタに無い所属や雇用形態がある人だけ、人事の担当が決める
- 04自動
登録する
SmartHRの画面で従業員を足し、氏名・入社日・所属を入れる
- 05自動
記録する
登録した社員番号を一覧に書き戻し、済みの印を付ける
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：所属・雇用形態がマスタに無い人と、同姓同名の人
入力
- ・入社者の一覧（Excel）
- ・所属・雇用形態の対応表
出力
- ・SmartHRの従業員の登録
- ・社員番号を書き戻した一覧
動かす前に確かめること
個人情報の置き場所
入社者の一覧には住所や生年月日が入ります。採用と人事の担当だけが開けるフォルダに置き、登録が済んだ行は消す運用にします。
ロボットの権限
SmartHRのロボット用のアカウントは、従業員の登録に要る範囲の権限にします。給与や評価の項目は見えない設定にします。
内定辞退
登録のあとに辞退が出たら、人事が手で消します。登録は入社日の何日前にするかを決めておきます。
RPAを使わなくてよい場合
SmartHRには従業員情報をファイルで一括登録・更新する機能と、公開されたAPIがあります。一覧の形式を揃えられるなら一括登録、システム同士をつなぐならAPIで足ります。
出典：SmartHR ヘルプ「従業員情報の一括登録・更新用ファイルに「適用日」の列がない場合は？」、SmartHR API ドキュメント
月3.8時間の作業が、0.5時間に
入社者 月15人、1件15分の作業が2分になる場合のモデル試算です。年39時間、時給3,000円で約12万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
手順と試算をもっと詳しく：活用例「Excelからの転記」
よくある質問
採用管理システムから直接登録できますか？
できます。採用管理システムの画面から内定者の情報を読み、同じ手順で登録します。
本人への入社手続きの依頼まで出せますか？
出せます。登録のあと、SmartHRの画面で手続きの依頼を出す操作を続けて足します。
最終更新：
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