人事異動の辞令を発令日に各システムへ反映する
4月や10月の定期異動で、何百人もの所属を各システムに入れ直す作業を自動にします。発令日の朝に反映するので、承認の経路も初日から新しくなります。
使うもの：Excel・SmartHR・ワークフローシステム
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
辞令の一覧を見ながら、人事システム・勤怠・ワークフローの所属と役職を、異動の前後に何日もかけて直している。
- 01自動
読む
辞令の一覧から、社員番号・新しい所属・役職・発令日を読む
- 02自動
照らす
新しい所属と役職が、各システムのマスタにあるか確かめる
- 03人
確かめる
マスタに無い部署がある社員だけ、人事が先に部署を作る
- 04自動
反映する
発令日に、人事・勤怠・ワークフローの画面で所属と役職を直す
- 05自動
残す
反映した社員と結果を記録し、失敗した行を知らせる
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：新しい部署がマスタに無い社員と、反映でエラーになった行
入力
- ・辞令の一覧（Excel）
- ・各システムの部署と役職のマスタ
出力
- ・各システムの所属・役職の更新
- ・反映の結果の記録
動かす前に確かめること
発令前は秘密
辞令の一覧は発令まで秘密です。置き場所は人事だけが開ける場所にし、ロボットの記録にも氏名を残しすぎないようにします。
部署を先に作る
新しい部署は、異動の反映より前に作ります。順番が逆だと、反映が止まります。
承認中の申請
ワークフローで承認待ちの申請は、異動で承認者が変わると止まることがあります。発令の前に片付けるよう知らせます。
RPAを使わなくてよい場合
人事システムで適用日を指定した一括更新ができ、ほかのシステムも人事システムと連携しているなら、その機能で足ります。連携していないシステムが残るときに向きます。
月30時間の作業が、3時間に
異動 200人・反映先 3システム、1件3分の作業が0.3分になる場合のモデル試算です。年324時間、時給3,000円で約97万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
手順と試算をもっと詳しく：活用例「Webシステム・Web-EDI」
よくある質問
兼務の発令にも対応できますか？
システムごとに兼務の入れ方が違うので、それぞれの画面の手順を作ります。兼務の行は人の確認を入れるのが安心です。
メールの配布リストも変えられますか？
変えられます。情報システムの管理画面で、所属のグループを入れ替える手順を足します。
最終更新：
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