押印の申請を押印管理台帳に記録する
押印の申請を台帳に書き写し、書類の写しを残す作業を自動にします。いつ、誰の申請で、どの印を押したかを後から探せます。
使うもの：ワークフローシステム・Excel・共有フォルダ
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
承認された押印の申請を見ながら、紙の押印簿に文書名と相手方を書き、押した書類をコピーして綴じている。
- 01自動
集める
ワークフローから、当日に承認された押印の申請を集める
- 02自動
記録する
文書名・相手方・印の種類・部数・申請者を台帳に書く
- 03人
押す
総務の担当が書類を確かめて押印し、スキャンする
- 04自動
保存する
スキャンした書類を、申請の番号の名前で保存する
- 05自動
照らす
台帳の行と保存した書類を照らし、写しの無い押印を知らせる
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：押印の操作と、承認の内容と書類が合っているか
入力
- ・ワークフローの承認済みの押印の申請
- ・押印した書類のスキャン
出力
- ・押印管理台帳（Excel）
- ・押印した書類の写し
動かす前に確かめること
印は人が扱う
社印や代表者印を押すのは担当者です。ロボットは記録と保存だけを行います。
承認と書類の違い
承認のあとに書類が差し替わることがあります。押す前に、申請の添付と実物を担当者が見比べます。
RPAを使わなくてよい場合
電子契約に移った書類が多く、押印の件数が少ないなら、ワークフローの承認の記録だけで足ります。紙の押印が多い会社に向きます。
月6時間の作業が、1時間に
押印 月120件、1件3分の作業が0.5分になる場合のモデル試算です。年60時間、時給3,000円で約18万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
紙の押印申請書でも使えますか？
使えます。スキャンした申請書から項目を読み取り、人が確かめてから台帳に書きます。
契約書の台帳と結び付けられますか？
結び付けられます。押印した契約書を、契約管理台帳に登録する手順を続けて足せます。
最終更新：
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