個人データの第三者提供の記録の保存期間
別の呼び方: 第三者提供記録・第三者提供を受ける際の確認記録・トレーサビリティの記録（個人情報）
- 保存期間
- 1年または3年（作り方で変わる）
- いつから数えるか
- 記録を作成した日から（一括作成などは最後の提供・受領の日から）
- 電子データでの保存
- 可
個人データを第三者に提供したとき、また第三者から受け取ったときは、相手や項目などを記録し、原則3年間保存します。契約書などで代えた場合は最後の提供から1年です。個人情報保護法第29条・第30条、同法施行規則第21条・第25条が根拠です。
根拠の法令
電子データで残すとき
記録は文書、電磁的記録、マイクロフィルムのいずれかで作ります（施行規則第19条第1項・第23条第1項）。システムのログで残すこともできます。
迷いやすい点
保存期間の3つの区分
①本人への物品・役務の提供に関連する提供で、契約書などに記録事項が書かれていてそれで代えた場合は、最後に提供した日から1年。②継続的・反復的な提供で一括して記録した場合は、最後に提供した日から3年。③それ以外は3年です（施行規則第21条）。受け取った側も同じ区分です（第25条）。
記録しなくてよい場合
法令に基づく提供、人の生命・身体の保護のための提供など、法第27条第1項各号に当たる場合や、委託・事業承継・共同利用（法第27条第5項）では、記録義務はかかりません。
受け取るときは確認も必要
第三者から受け取るときは、相手の氏名・住所・代表者と、相手がその個人データを取得した経緯を確認し、記録します（法第30条）。
記録すること
本人の同意を得て提供した場合は、同意を得ている旨、相手の氏名・名称、本人を特定できる事項、個人データの項目などです（施行規則第20条）。
捨ててよい時期
区分ごとの期間（1年または3年）を過ぎれば廃棄できます。本人から開示請求（法第33条第5項）があったときに出せるよう、期間中は検索できる形で残します。
残し方のコツ
- 提供先ごとに記録の一覧を作り、同意の有無・項目・提供日を並べます
- 継続的な提供は「一括記録」と明記し、最後の提供日を更新します
- 契約書で代える場合は、記録事項が契約書のどこに書いてあるかを一覧に書きます
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- 個人データの第三者提供の記録の保存期間は何年ですか？
- 1年または3年（作り方で変わる）です。記録を作成した日から（一括作成などは最後の提供・受領の日から）数えます。
- 第三者提供の記録は何年保存しますか？
- 原則3年です。契約書などで代えた場合は最後の提供から1年、一括して記録した場合は最後の提供から3年です。
- 業務委託先に渡す場合も記録が必要ですか？
- 委託に伴う提供は第三者提供に当たらないため、この記録義務はかかりません。
- 受け取った側も記録しますか？
- はい。確認と記録を行い、同じ区分で保存します。
2026年10月30日時点の法令で確かめています。改正されることがあるので、判断に迷うときは所管の役所や専門家にご確認ください。参照元: laws.e-gov.go.jp、laws.e-gov.go.jp