問い合わせメールをSalesforceに登録する
問い合わせのメールを、Salesforceの対応履歴に残す作業を自動にします。顧客の取引先と結び付けるので、営業も履歴を見られます。
使うもの：Outlook・Salesforce
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
サポートの担当が、窓口のメールを読んでSalesforceで顧客を探し、ケースの画面に件名・内容・種類を打ち込み、メールの本文を貼り付けている。
- 01AI
読む
メールから、会社名・氏名・製品・問い合わせの種類と要点を読み取る
- 02自動
探す
差出人のアドレスと会社名で、Salesforceの取引先責任者を探す
- 03人
確かめる
顧客が見つからない問い合わせだけ、担当者が結び付ける
- 04自動
登録する
ケースの画面に、件名・種類・要点・本文を入れて登録する
- 05自動
返信する
受付番号を書いた受付のメールを送る
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：取引先責任者が見つからない問い合わせ（新しい顧客など）だけ
入力
- ・問い合わせ窓口のメール
出力
- ・Salesforceのケース
- ・受付のメール
動かす前に確かめること
標準の機能を先に
SalesforceのEmail-to-Caseは、受信メールをケースに変え、差出人のアドレスで取引先責任者を結び付けるとヘルプにあります。まずそちらを使い、種類や要点の整理だけを足します。
同じ件のやり取り
返信が続くメールで別のケースを作らないよう、件名の受付番号で前のケースを探します。
画面の操作の利用者
実行用の利用者のライセンスと権限を、Salesforceの管理者と決めます。
RPAを使わなくてよい場合
Email-to-Caseや、問い合わせのフォームから直接ケースを作る設定で足りるなら、RPAは要りません。
出典：Salesforce ヘルプ「Set Up Email-to-Case」、Salesforce ヘルプ「Data Import Wizard」、Salesforce ヘルプ「How Salesforce Email-to-Case Matches an Incoming Email to an Existing Contact Record」
月60時間の作業が、10時間に
問い合わせ 月1,200件、1件3分の作業が0.5分になる場合のモデル試算です。年600時間、時給3,000円で約180万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
手順と試算をもっと詳しく：活用例「Webシステム・Web-EDI」
よくある質問
過去の問い合わせをまとめて登録できますか？
件数が多いなら、Salesforceのデータインポートウィザードで取り込むほうが早いです。CSVはこのレシピの読み取りで作れます。
HubSpotでも同じことができますか？
できます。HubSpotのチケットの画面に入力する手順にします。
最終更新：
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