問い合わせメールに定型の返信を下書きする
よくある問い合わせへの返信を、内容に合った定型文で下書きしておきます。担当者は読んで直し、送るだけになります。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
問い合わせを1通ずつ読み、定型文をメモ帳からコピーして、相手の名前と製品名を書き換えて返している。
- 01自動
受け取る
窓口のアドレスにメールが届いたら動き出す
- 02AI
分ける
本文から、問い合わせの種類と製品名・相手の名前を読む
- 03自動
下書きする
種類に合った定型文に名前と製品名を入れ、返信の下書きを作る
- 04自動
記録する
受付の一覧に、種類と受付日時を書く
- 05人
送る
下書きを読んで直し、送信する
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：すべての下書き（送るのは人）と、種類を分けられなかったメール
入力
- ・窓口に届いた問い合わせメール
- ・種類ごとの定型文
出力
- ・返信の下書き
- ・受付の一覧（Excel）
動かす前に確かめること
自動で送らない
AIが種類を読み違えると、的外れな返事になります。定型の返信でも、送るのは人にします。
営業のメールや迷惑メール
窓口には売り込みや迷惑メールも届きます。問い合わせでないと見たものは、下書きを作らずに分けます。
RPAを使わなくてよい場合
受け付けた旨だけを返せばよいなら、Outlook の仕分けルールやメールのテンプレートで足ります。内容によって返す文を変えたいときに役立ちます。
月26.7時間の作業が、6.7時間に
問い合わせ 月400件、1件4分の作業が1分になる場合のモデル試算です。年240時間、時給3,000円で約72万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
Gmailでも使えますか？
使えます。ブラウザでGmailを開き、返信の下書きを作る手順にします。
問い合わせを顧客管理のシステムにも登録できますか？
できます。読んだ会社名や連絡先を、顧客管理の画面に入力する手順を足せます。
最終更新：
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