ジンベイ
営業・受注登録展示会のあと、来場者リストを置いたとき（フォルダ監視）

展示会の来場者リストをHubSpotに取り込む

展示会ごとに形の違う来場者リストを、HubSpotに入れられる形に直す作業を自動にします。お礼のメールを出すまでの日数が縮まります。

使うもの：Excel・CSVファイル・HubSpot

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いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順

いまのやり方

主催者ごとに列の並びが違うExcelを、担当者が手で並べ替え、重複を消してからHubSpotにインポートしている。

  1. 01AI

    列を読む

    主催者のリストの見出しを読み、氏名・会社名・メールの列を当てる

  2. 02人

    確かめる

    初めての主催者のときだけ、列の対応を確かめて保存する

  3. 03自動

    整える

    氏名の分割・電話番号の形・会社名の表記をそろえる

  4. 04自動

    CSVにする

    展示会名と獲得日の列を足し、インポート用のCSVに書き出す

  5. 05自動

    取り込む

    HubSpotのインポート画面で、作成と更新を選んで取り込む

AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順

人が見る所：初めての主催者のリストで、列の対応が合っているか

入力

  • ・主催者から届く来場者リスト（Excel・CSV）

出力

  • ・インポート用のCSV
  • ・HubSpotのコンタクト

動かす前に確かめること

同意の範囲を確かめる

来場者が情報提供に同意した範囲を主催者の規約で確かめます。メール配信の同意が無い人には、配信の対象から外す印を付けます。

メールアドレスで更新される

HubSpotはメールアドレスなどの一意の値で既存のコンタクトを見分けて更新します。上書きしたくない項目は、取り込みの設定で上書きしない方にします。

RPAを使わなくてよい場合

毎回同じ主催者で列の形が変わらないなら、HubSpotのインポートで列の対応を合わせるだけで足ります。RPAが効くのは、主催者が多く形が毎回違うときです。

出典：HubSpot ナレッジベース：複数のオブジェクトのレコードをインポートする

月5時間の作業が、0.5時間に

展示会 月2回・各300件、1件0.5分の作業が0.05分になる場合のモデル試算です。年54時間、時給3,000円で約16万円にあたります。

※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。

よくある質問

バッジのバーコードで読んだデータでも使えますか？

使えます。主催者のシステムから書き出したCSVを、同じように整えます。

Salesforceに入れることもできますか？

できます。最後の取り込み先を、Salesforceのリードの読み込みに変えます。

最終更新：

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