Excelの顧客台帳をkintoneに転記する
支店や部署が持ち続けているExcelの顧客台帳を、kintoneの顧客アプリに毎日反映します。kintoneに移りきれない間の二重入力をなくします。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
支店はExcelの台帳を更新し続け、本社の担当者が週に1回、変わった所を探してkintoneに打ち直している。
- 01自動
集める
共有フォルダから各支店の顧客台帳を開く
- 02自動
差分を出す
前日の写しと見比べ、追加・変更・削除の行を取り出す
- 03自動
ファイルにする
顧客コードを更新キーにした読み込み用のCSVを作る
- 04人
確かめる
顧客コードが空の行と、台帳から消えた行だけを確かめる
- 05自動
読み込む
kintoneの顧客アプリで、ファイルから読み込むを実行する
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：顧客コードが空の行と、台帳から消えた行（削除してよいか）
入力
- ・支店ごとの顧客台帳（Excel）
出力
- ・kintoneの顧客アプリのレコード
- ・差分の一覧
動かす前に確かめること
更新キーの設定
kintoneで既存のレコードを更新するには、顧客コードのフィールドで値の重複を禁止しておく必要があります。設定を変えられる人と先に話します。
削除は自動にしない
台帳から行が消えた理由は、取引の終了とは限りません。削除は一覧に出すだけにし、人が決めます。
Excelを開いたままの人
支店の誰かが台帳を開いていると、最新の内容を読めないことがあります。読み取り専用で開き、更新日時を記録します。
RPAを使わなくてよい場合
kintoneにはExcelやCSVのファイルからレコードを追加・更新する機能があります。台帳が1つで、週1回の更新で足りるなら、その機能を手で使うだけで十分です。
月8.3時間の作業が、0.8時間に
台帳の変更 月250行、1件2分の作業が0.2分になる場合のモデル試算です。年90時間、時給3,000円で約27万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
手順と試算をもっと詳しく：活用例「Excelからの転記」
よくある質問
サブテーブルがあるアプリでも読み込めますか？
ファイルからの読み込みはサブテーブルの形に決まりがあります。形を作りにくいときは、画面に入力する手順にします。
kintoneからExcelへ戻す方向もできますか？
できます。kintoneから書き出したファイルを、台帳の形に並べ替えて保存します。
最終更新：
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