入居者の修繕依頼を受付台帳と業者手配に回す
入居者からの修繕の依頼を、台帳に記録して業者に回す作業を自動にします。水漏れのような急ぎの依頼は、すぐに担当者に知らせます。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
管理部の担当が、メールやフォームの依頼を読んで物件と部屋を探し、Excelの受付台帳に書き、設備ごとの業者に電話やメールで手配している。
- 01AI
読む
依頼の文から、物件・部屋・設備・症状・写真の有無を読み取る
- 02AI
見分ける
水漏れや鍵の故障など、急ぎの依頼かを見分ける
- 03自動
記録する
受付台帳に1行足し、受付番号を付けて入居者に返信する
- 04人
決める
急ぎの依頼と、費用の負担が分かれる依頼だけ判断する
- 05自動
手配する
設備ごとの業者に、物件と症状を書いた手配のメールを送る
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：急ぎの依頼と、入居者とオーナーのどちらが費用を持つかの判断
入力
- ・入居者からの修繕依頼のメール・フォーム
出力
- ・修繕の受付台帳（Excel）
- ・業者への手配メール
動かす前に確かめること
夜間の急ぎの依頼
夜間の水漏れは、メールでは間に合いません。急ぎと見分けたものは、夜間の連絡先にも知らせる流れにします。
費用の負担
入居者の過失か経年の劣化かで負担が変わります。判断は人が行い、台帳に理由を残します。
業者の一覧を最新に
設備ごとの業者と連絡先の表が古いと、手配が届きません。月に1回見直します。
RPAを使わなくてよい場合
入居者アプリや賃貸管理システムに修繕の受付と手配の機能があるなら、そちらに寄せるほうが早いです。
月20時間の作業が、5時間に
修繕の依頼 月150件、1件8分の作業が2分になる場合のモデル試算です。年180時間、時給3,000円で約54万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
電話で受けた依頼はどうしますか？
電話のメモを決まった様式で受付用のアドレスに送れば、同じ流れで記録します。
完了の報告も追えますか？
業者からの完了の連絡を読み取り、台帳の完了日を埋める手順を足せます。
最終更新：
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