Gmailに届く注文の通知をスプレッドシートに書き出す
通知メールの中身を、スプレッドシートの一覧に写す作業を自動にします。ラベルで処理済みを分けるので、二重に書きません。
使うもの：Gmail・Googleスプレッドシート
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
Gmailで注文の通知を開き、注文番号や品名をスプレッドシートにコピーして貼り、メールにラベルを付けている。
- 01自動
集める
決めたラベルの付いた、未処理の通知メールを集める
- 02AI
読む
本文から注文番号・品名・数量・金額を読む
- 03自動
書き足す
スプレッドシートに1行足す（同じ番号があれば飛ばす）
- 04自動
印を付ける
メールに「処理済み」のラベルを付ける
- 05人
確かめる
いつもと形が違う通知だけを開いて見る
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：いつもと形が違い、項目を読めなかった通知だけ
入力
- ・Gmailの通知メール
出力
- ・一覧（Googleスプレッドシート）
動かす前に確かめること
フィルタで先に分ける
通知メールは、Gmail のフィルタでラベルを付けて分けておきます。対象を絞るほど、読み違いが減ります。
ログインの確認
Googleアカウントは、見慣れない環境からのログインで確認を求めることがあります。専用PCでログインした状態を使います。
RPAを使わなくてよい場合
通知の形が毎回同じで、社内に書ける人がいるなら、Google Apps Script で Gmail からスプレッドシートに書き出す方法もあります。
月10時間の作業が、1時間に
通知メール 月600件、1件1分の作業が0.1分になる場合のモデル試算です。年108時間、時給3,000円で約32万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
添付のファイルも保存できますか？
できます。添付をGoogleドライブの決まったフォルダに保存し、リンクを一覧に書きます。
Outlookでも同じことができますか？
できます。Outlookのフォルダから集めて、Excelやスプレッドシートに書き出します。
最終更新：
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