Google Workspaceに新しいユーザーをまとめて追加する
入社者の一覧から、Google Workspaceのユーザーを作り、組織部門とグループに入れるまでを自動にします。共有ドライブへの追加など、CSVでは足りない作業も続けて行います。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
スプレッドシートの一覧を見ながら、管理コンソールでユーザーを追加し、組織部門とグループを1人ずつ設定している。
- 01自動
一覧を読む
スプレッドシートから、未処理の入社者の行を集める
- 02自動
形を揃える
氏名・アドレス・組織部門のパスを、取り込みの形式に揃える
- 03自動
追加する
管理コンソールでユーザーを追加し、組織部門を設定する
- 04自動
グループに入れる
部署のグループと共有ドライブに、新しいユーザーを追加する
- 05人
確かめる
エラーになった行だけを、一覧の結果欄で確かめる
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：作成やグループ追加でエラーになった行だけ
入力
- ・入社者一覧（Googleスプレッドシート）
出力
- ・作成したGoogle Workspaceユーザー
- ・一覧の処理結果欄
動かす前に確かめること
管理者の役割を絞る
特権管理者ではなく、ユーザーとグループの管理だけを許したカスタムの管理者ロールをRPA用に作ります。
ログインの確認画面
管理コンソールは、ふだんと違う環境からのログインで追加の確認を求めることがあります。実行するPCを固定します。
ライセンスの上限
CSVでライセンスを割り当てる場合、一度に扱える人数に上限があります。大人数のときは分けて処理します。
RPAを使わなくてよい場合
管理コンソールの「CSVファイルから複数のユーザーを追加または更新」で、1ファイル15万件まで一度に取り込めます。開発の担当がいれば、Directory APIで作成から組み込む方法もあります。
出典：Google Workspace 管理者ヘルプ「CSV ファイルから複数のユーザーを追加または更新する」、Google for Developers「ユーザー アカウントの管理（Directory API）」
月3時間の作業が、0.5時間に
入社者 月15人、1件12分の作業が2分になる場合のモデル試算です。年30時間、時給3,000円で約9万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
学生アルバイトなど、短期の人も同じ流れでよいですか？
雇用区分の列を見て、組織部門と利用できるサービスを分けられます。終了日を一覧に入れておけば、停止の予定も残せます。
初期パスワードはどうしますか？
初回ログインでの変更を必須にし、受け渡しは別の経路で行う運用をおすすめします。
最終更新：
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