退職者のGoogle Workspaceデータを移して削除する
退職者のアカウントを止め、ドライブのファイルを後任に移してから削除するまでを、決まった順で進めます。削除の前に人の承認をはさみます。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
退職連絡が来るたびに管理コンソールでユーザーを停止し、データの移行先を選んで削除しているが、移行の確認前に消してしまう事故がこわい。
- 01自動
停止する
退職者のアカウントを停止し、処理の開始を一覧に記録する
- 02人
移行先を決める
ドライブとカレンダーの移行先を、上長が一覧で指定する
- 03自動
移す
管理コンソールのデータ移行で、指定された人に移す
- 04人
削除を承認する
移行の完了を確かめてから、削除を承認する
- 05自動
削除する
ユーザーを削除し、日付と移行先を台帳に残す
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：移行先の指定と、削除の前の承認
入力
- ・退職者一覧（Googleスプレッドシート）
- ・移行先の指定
出力
- ・移行したデータ
- ・退職者処理の台帳
動かす前に確かめること
復元できるのは20日
削除したユーザーを復元できるのは、削除から20日以内です。承認から削除までの間に移行の結果を確かめます。
共有ドライブは別扱い
共有ドライブのファイルはユーザーを消しても残ります。個人のマイドライブにある業務ファイルを移すのが主な作業です。
特権管理者でしか動かない操作
削除時のデータ移行には強い権限が要る操作があります。RPAに持たせる権限と、人が行う操作の線引きを先に決めます。
RPAを使わなくてよい場合
退職者が少なければ、管理コンソールの削除画面で移行先を選ぶだけで済みます。年間・定期プランではライセンスは他の人に回せるので、削除を急がない運用もあります。
月2時間の作業が、0.4時間に
退職者 月6人、1件20分の作業が4分になる場合のモデル試算です。年19時間、時給3,000円で約6万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
Gmailのメールも後任に移せますか？
管理コンソールのデータ移行で扱える範囲なら手順に入れます。法令で保存が要るメールは、別の保存方法も検討してください。
停止と削除の間は何日あけますか？
社内の規程で決めた日数に合わせます。一覧に削除予定日を持たせて、その日に承認を求めます。
最終更新：
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