問い合わせメールをスプレッドシートに転記する
問い合わせのメールを読んで、管理表に書き写す作業を自動にします。資料請求・見積・相談などの種類も付けるので、担当を決めやすくなります。
使うもの：Gmail・Googleスプレッドシート・Slack
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
担当者がGmailの問い合わせを開き、本文から会社名や連絡先をコピーして、スプレッドシートの管理表に貼っている。
- 01自動
集める
問い合わせのラベルが付いた未読のメールを集める
- 02AI
読む
会社名・氏名・電話・メールと、問い合わせの要点を取り出す
- 03AI
種類を付ける
資料請求・見積依頼・導入相談・その他のどれかを判定する
- 04自動
書き込む
管理表に1行足し、急ぎの見積依頼はSlackに知らせる
- 05人
確かめる
種類を判定できなかったメールだけを開いて決める
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：種類を判定できなかったメール
入力
- ・Gmailの問い合わせメール
出力
- ・問い合わせ管理表（Googleスプレッドシート）
- ・Slackへの通知
動かす前に確かめること
Googleアカウントの確認画面
見慣れないPCからのログインには、追加の確認が求められることがあります。RPA用のPCで一度ログインし、状態を保ってから動かします。
共有の範囲
管理表には個人の連絡先が入ります。スプレッドシートの共有を、担当の部署だけに絞ります。
RPAを使わなくてよい場合
問い合わせが自社のGoogleフォームだけから来るなら、フォームの回答をスプレッドシートに集める標準の機能で足ります。メールで届く問い合わせに、このレシピが効きます。
月10時間の作業が、1時間に
問い合わせメール 月200件、1件3分の作業が0.3分になる場合のモデル試算です。年108時間、時給3,000円で約32万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
Outlookでも同じことができますか？
できます。Outlookの受信フォルダを読み、Excelの管理表に書く形にします。
返信の下書きも作れますか？
作れます。種類ごとの文面をもとに、AIが下書きを作ります。送るのは人です。
最終更新：
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