Google Workspaceの長くログインしていない人を洗い出す
ユーザーごとの最終ログインを集めて、60日・90日と使われていないアカウントを一覧にします。部署の担当者に確認を頼むところまで進めます。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
管理コンソールのユーザー一覧を開いて最終ログインの列を目で追い、古い人をスプレッドシートに書き写している。
- 01自動
一覧を取る
管理コンソールから、ユーザーと最終ログインの一覧を書き出す
- 02自動
分ける
最終ログインが60日・90日より前の人を抜き出す
- 03AI
見分ける
名前や部署から、共用アドレスや受付用アドレスらしいものを分ける
- 04自動
確認を頼む
部署の担当者に、対象の人が使っているかを確かめるメールを送る
- 05人
決める
返事をもとに、停止するアカウントを情シスが決める
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：部署の返事を見て、停止するかどうかの判断
入力
- ・Google Workspaceのユーザー一覧（最終ログイン付き）
出力
- ・未使用アカウントの一覧（スプレッドシート）
- ・部署への確認メール
動かす前に確かめること
ログインしなくても使っている人
メールを転送で受けているだけの人や、共有ドライブだけを見る人は、ログインが少なく見えます。止める前に部署に確かめます。
閲覧だけの管理者ロール
一覧を見るだけなら、ユーザー情報を読む権限だけのカスタムロールで足ります。停止の権限は別に分けます。
RPAを使わなくてよい場合
開発の担当がいれば、Reports API のユーザー使用状況レポートで最終ログイン時刻を取れます。Apps Script でスプレッドシートに書き出す形にすれば、RPAは要りません。
月1.5時間の作業が、0.3時間に
月1回の確認（200ユーザー）、1件90分の作業が15分になる場合のモデル試算です。年15時間、時給3,000円で約5万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
ゲストや外部の人のアカウントも見られますか？
管理コンソールで一覧に出るものは対象にできます。外部共有の相手は別の点検にするのがおすすめです。
停止まで自動にできますか？
情シスが停止と決めた行だけを対象に、停止の操作を続けて行えます。
最終更新：
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