Gmailの添付ファイルをGoogleドライブに保存する
Gmailの添付を開いて、ドライブのフォルダに入れ直す作業を自動にします。名前を付けて整理するので、後から探せます。
使うもの：Gmail・Googleドライブ
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
注文書の添付をGmailから1つずつダウンロードし、名前を変えてGoogleドライブの取引先のフォルダにアップロードしている。
- 01自動
集める
決めたラベルの、添付付きの未処理メールを集める
- 02自動
見分ける
送り主のアドレスから、取引先と保存先を決める
- 03自動
保存する
「日付_取引先_元の名前」でドライブのフォルダに保存する
- 04自動
印を付ける
メールに「保存済み」のラベルを付ける
- 05人
決める
送り主が登録に無いメールだけ、保存先を決める
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：送り主が登録に無いメールだけ
入力
- ・添付付きのGmail
- ・送り主と保存先の表
出力
- ・Googleドライブに保存したファイル
動かす前に確かめること
署名の画像
メールの署名のロゴ画像も、添付として数えられることがあります。小さい画像は保存しない決まりにします。
共有ドライブの権限
保存先が共有ドライブなら、動かすアカウントに追加の権限が要ります。
RPAを使わなくてよい場合
取引先が数社で名前の付け直しも要らないなら、手で保存しても手間は小さいです。送り主ごとの振り分けまでは、Gmail のフィルタでラベルを付けておくと楽になります。
月10時間の作業が、1時間に
添付付きメール 月300件、1件2分の作業が0.2分になる場合のモデル試算です。年108時間、時給3,000円で約32万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
ZIPで届いた添付はどうしますか？
ZIPを開いて中のファイルを保存する手順を足せます。パスワード付きは、パスワードの扱いを先に決めます。
保存したファイルの中身を一覧にできますか？
できます。PDFの中身から注文番号や金額を読み取って、スプレッドシートに書き足せます。
最終更新：
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