Web予約の内容を予約台帳に転記する
Webで受け付けた予約を、院内の予約システムに入れ直す作業を自動にします。枠が埋まっていたときは、受付の担当に知らせて電話で調整します。
使うもの：Web予約システム・基幹システム(自社開発・パッケージ)・Outlook
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
受付の担当が、Webの予約受付の管理画面とメールを見て、院内の予約システムに患者名・日時・検査の種類を打ち直している。
- 01自動
取り出す
Web予約の管理画面から、新しい予約と取消を取り出す
- 02AI
読む
メールで届いた予約の本文から、希望日時と検査の種類を読み取る
- 03自動
入れる
院内の予約システムに、診察券番号と日時・種類を入力する
- 04人
調整する
枠が埋まっていた予約と、初診で番号が無い人だけ電話で調整する
- 05自動
連絡する
予約が取れた人に、確定のメールを送る
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：枠が重なった予約と、診察券番号が分からない初診の人だけ
入力
- ・Web予約の管理画面の新しい予約
- ・予約のメール
出力
- ・院内の予約システムへの登録
- ・確定のメール
動かす前に確かめること
予約受付サービスの規約
Web予約のサービスの管理画面を自動で操作する前に、利用規約を確かめます。データの書き出しやAPIがあるなら、そちらを使います。
取消と変更の取り込み漏れ
新しい予約だけでなく、取消と日時の変更も取り込みます。漏れると空いた枠が埋まったままになります。
問診の内容
予約と一緒に入る問診の内容は、医療の情報です。台帳に写す項目を決め、余計な情報は写しません。
RPAを使わなくてよい場合
Web予約のサービスと院内の予約システムが連携できる組み合わせなら、連携を使えば足ります。
月26.7時間の作業が、4時間に
Web予約 月800件、1件2分の作業が0.3分になる場合のモデル試算です。年272時間、時給3,000円で約82万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
手順と試算をもっと詳しく：活用例「Webシステム・Web-EDI」
よくある質問
電話の予約も同じ台帳に入りますか？
電話の予約は受付で今までどおり入れてもらいます。Webとメールの分だけを自動にします。
夜間に入った予約はどうなりますか？
パソコンが動いていれば夜間も取り込みます。止めている場合は、朝の起動時にまとめて取り込みます。
最終更新：
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