給与明細のPDFを社員ごとに分けて配信する
全員分がまとまった給与明細のPDFを、1人分ずつに分けて届ける作業を自動にします。送る前に人が件数と1件目を確かめるので、誤送信を防げます。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
全員分の明細を印刷して封筒に入れるか、PDFを1人ずつ切り出して名前を変え、メールに添付して送っている。
- 01自動
出す
給与ソフトから全員分の明細をPDFで出す
- 02AI
読む
各ページの社員番号と氏名を読み取り、ページの区切りを決める
- 03自動
分ける
1人分ずつのPDFに分け、開くためのパスワードを付ける
- 04人
確かめる
件数と、数人分の宛先とファイルの中身を見比べて承認する
- 05自動
送る
社員番号で宛先を引き、1人ずつ添付して送り、結果を記録する
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：送る前の件数・宛先の抜き取り確認と、宛先の見つからない社員
入力
- ・全員分の給与明細（PDF）
- ・社員番号とメールアドレスの一覧
出力
- ・1人分ずつの給与明細（PDF）
- ・送信の記録（Excel）
動かす前に確かめること
誤送信がいちばん怖い
宛先は社員番号で引き、氏名だけで決めません。送る前に人の承認を必ず入れます。
パスワードの伝え方
パスワードを同じメールに書くと意味がありません。生年月日などの決まりを先に知らせておく方法が多いです。
電子交付の同意
給与明細を電子で渡すには、社員の同意を得ておく必要があります。同意していない社員は紙で渡す一覧に回します。
RPAを使わなくてよい場合
給与ソフトやWeb給与明細のサービスに、社員が自分で見られる機能があるなら、それを使うのがいちばん安全です。そうした仕組みが無い会社に向きます。
月4時間の作業が、0.4時間に
社員 120人・月1回、1件2分の作業が0.2分になる場合のモデル試算です。年43時間、時給3,000円で約13万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
賞与明細や源泉徴収票でも使えますか？
使えます。ページの読み取りと宛先の引き方は同じで、件名と本文を変えるだけです。
メールではなく共有フォルダに置けますか？
置けます。社員ごとのフォルダに保存し、本人だけが開ける権限にしておきます。
最終更新：
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