年末調整の提出書類チェックシートテンプレート（従業員配布用・令和8年分）
年末調整の提出書類チェックシートとは、年末調整で従業員が出す申告書と証明書を、従業員自身が ✓ で確かめるための配布用の用紙です。このExcelテンプレートは令和8年分（2026年）用で、上にお知らせの文、真ん中に「今年、あてはまること」、下に出す書類11種類の ✓ 欄と会社の確認欄があります。A4縦1枚で、書類ごとの説明とお知らせの文例のシートつきです。
別の呼び方: 年末調整 提出書類確認チェックシート／年末調整 チェックリスト 従業員／年末調整のお知らせ テンプレート／年末調整 案内文／年末調整 チェック表
- 年末調整の提出書類チェックシートとは？
- 年末調整で従業員が出す申告書と証明書を、従業員自身が ✓ で確かめるための配布用の用紙です。税務署に出す書類ではありません。
- 国民年金保険料を払った人は、何を添えますか？
- 保険料控除申告書で国民年金保険料や国民年金基金の掛金を申告するときは、支払ったことの証明書を添えます。給与から差し引いた社会保険料は、証明書はいりません。
- 形式
- Excel・PDF
- 用紙
- A4縦・1枚
- 更新日
- 2026.11.04
- 版
- v1.0
令和8年分の申告書の用紙（国税庁）
国税庁の申告書の用紙はPDFで、Excel版はありません（計算シートだけはExcel）。「入力用」はパソコンで入力してから印刷できるPDFです（Adobe Acrobat Reader で開きます）。
| 用紙 | 使うとき | ダウンロード |
|---|---|---|
| 令和8年分 扶養控除等（異動）申告書 | 年の初めに出してもらったものの異動を確かめる | |
| 令和9年分 扶養控除等（異動）申告書 | 来年1月からの源泉徴収に使う。年末調整と一緒に集める | |
| 令和8年分 基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 特定親族特別控除申告書 兼 所得金額調整控除申告書 | 4つが1枚になった様式。基礎控除を受けるには全員が出す | |
| 令和8年分 保険料控除申告書 | 生命保険料・地震保険料・社会保険料・iDeCo などの掛金の控除 | |
| 住宅借入金等特別控除申告書 | 用紙の配布はなく、税務署から本人に届く（2年目以降） | |
| 令和8年分 源泉徴収簿 | 社員ごとの給与・税額を記録し、年末調整の計算に使う | |
| 給与所得の源泉徴収票 | 年末調整の後に社員へ渡す。前職の分は本人から集める | |
| 年末調整計算シート（令和8年用・国税庁） | 社員ごとの年税額を計算するExcel（マクロ付き .xlsm、Windows の Excel で動作確認） | |
| 令和8年分 年末調整チェック表（国税庁・担当者用） | 年末調整の手順ごとの確認事項。この表と一緒に使える | |
| 令和8年分 年末調整のしかた | 改正点・各申告書の確認・年税額の計算と速算表 |
年税額と還付・徴収する額をブラウザで確かめるなら：年末調整 計算ツール（令和8年分・無料） →
記入例
Excel の「記入例」シートと同じ内容です。当てはまるものに ✓ を付け、文章の欄と表を埋めて使います。
年末調整 提出書類チェックシート（令和8年分）Year-end Adjustment Checklist
| 所属Department | 製造部 第一課 | 社員番号Employee No. | 10234 |
|---|---|---|---|
| 氏名Name | 見本 太郎（架空） | 提出日Date | 2026/11/18 |
| 提出期限（会社記入）Due | 2026/11/27 | 問い合わせ先（会社記入）Contact | 総務課（内線 210） |
お知らせ Notice
令和8年分の年末調整を行います。下の「今年、あてはまること」に ✓ を付け、出す書類にも ✓ を付けて、書類と一緒に提出期限までに出してください。 今年は基礎控除の引上げなどの改正があり、申告書の用紙が変わっています。去年の用紙は使わず、令和8年分の用紙で出してください。 証明書がまだ届いていない人は、そのことを下の連絡欄に書き、届いたら出してください。
- 配偶者がいる
- 16歳以上の家族を扶養
- 家族の人数・収入が変化
- 生命保険に入っている
- 地震保険に入っている
- 国民年金を自分で払った
- iDeCo・共済に入っている
- 住宅ローン控除2年目〜
- 今年、前の勤務先がある
- 国外の家族を扶養
- 本人・家族に障害者
- ひとり親・寡婦・勤労学生
出す書類（出すものに ✓） Documents
| 出す | 書類 | 出す人 | 会社確認 |
|---|---|---|---|
| ✓ | 令和9年分 扶養控除等（異動）申告書 | 全員（来年も勤める人） | ✓ |
| 令和8年分 扶養控除等申告書の変更 | 今年、家族の人数や収入が変わった人 | ||
| ✓ | 令和8年分 基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 特定親族特別控除申告書 兼 所得金額調整控除申告書 | 全員 | ✓ |
| ✓ | 令和8年分 保険料控除申告書 | 保険料・国民年金・iDeCo などを払った人 | ✓ |
| ✓ | 生命保険料控除証明書（介護医療・個人年金を含む） | 生命保険に入っている人 | ✓ |
| ✓ | 地震保険料控除証明書 | 地震保険に入っている人 | ✓ |
| 国民年金保険料・国民年金基金の掛金の証明書 | 自分で払った人（家族の分を含む） | ||
| 小規模企業共済等掛金払込証明書（iDeCo など） | iDeCo・小規模企業共済に入っている人 | ||
| 住宅借入金等特別控除申告書 と 年末残高等証明書 | 住宅ローン控除の2年目以降の人 | ||
| 前の勤務先の源泉徴収票 | 今年、ほかの会社から給与をもらった人 | ||
| 国外に住む家族の親族関係書類・送金関係書類 | 国外に住む家族を扶養している人 |
会社への連絡（家族の変化・まだ届いていない証明書など） Notes
長女（20歳・大学生）のアルバイトの収入は年100万円ほどの見込みです。地震保険の証明書は保険会社に再発行を依頼していて、届いたら出します。
会社記入欄。受け取った日と、中身を確かめた人を書きます。
| 受付日Received | 確認Checked |
|---|---|
| 11/18 | 佐藤 |
このテンプレートでできること
- お知らせ・あてはまること・出す書類・会社の確認欄が、A4縦1枚にまとまっている
- 令和8年分の様式名に合わせた11種類の書類に、出すかどうかの ✓ 欄と、会社が受け取ったかの ✓ 欄
- 「生命保険に入っている」などのあてはまることから、出す書類がたどれる
- お知らせの文は空欄のシートにも入っていて、提出期限と問い合わせ先を書き換えるだけで配れる
- 書類ごとの説明（何のための書類か・何を添えるか）と、メールで送るときのお知らせの文例のシートつき
- 担当者用の「年末調整の書類回収チェック表」と同じ書類の分け方で、回収の管理にそのまま移せる
こんな方におすすめ
- 毎年、どの書類を出せばよいかの問い合わせに一人ずつ答えている総務・経理の方
- 証明書の添え忘れや、去年の用紙での提出をなくしたい方
- 年末調整のお知らせの文を、毎年一から作っている方
シートの構成
- 使い方
- 書き換える欄・配り方・回収のしかた
- 記入例
- 配偶者と子がいて、生命保険と地震保険に入っている社員（架空）の例
- 提出書類チェックシート
- 空欄のシート。提出期限と問い合わせ先を書き換えて配る
- 書類の説明と文例
- 書類ごとの説明、お知らせの文例、日程の目安
項目と書き方
| 項目 | 書き方 | 例 |
|---|---|---|
| 提出期限・問い合わせ先 | 会社が書いてから配る。部署ごとに期限を変えるなら、配る前に書き分ける | 2026/11/27・総務課（内線 210） |
| 今年、あてはまること | 従業員が ✓ を付ける。✓ を付けたことに合わせて、下の書類を出す | 生命保険に入っている |
| 出す（✓） | 従業員が、出す書類に ✓ を付ける。全員が出すのは、令和9年分の扶養控除等申告書と基礎控除申告書など | ✓ |
| 会社確認（✓） | 受け取って中身を確かめたら、会社が ✓ を付ける。足りない書類は、本人に返して出し直してもらう | ✓ |
| 会社への連絡 | 家族の変化や、まだ届いていない証明書を従業員が書く | 地震保険の証明書は再発行を依頼中 |
作るときの注意
01
お知らせと一緒に配る
用紙と一緒に、このシートを1人1枚配ります。提出期限と問い合わせ先は、配る前に書き換えます。
02
令和8年分の用紙を配る
基礎控除申告書などと保険料控除申告書は、改正に合わせて令和8年分の様式が変わっています。去年の用紙が混ざらないようにします。
03
証明書は原本を添える
生命保険料・地震保険料の控除証明書は、申告書に添えて出してもらいます。電子で受け取った証明書の扱いは、社内で決めておきます。
04
受け取ったら担当者の表へ
会社確認の ✓ を付けたら、担当者用の書類回収チェック表に「回収済」を入れ、出ていない人に声をかけます。
項目の根拠にした規格
- 国税庁「令和8年分 年末調整のしかた」 令和8年分の改正点、各種申告書の受理と確認、証明書類の扱い、納期限
- 国税庁「令和8年分 給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 給与所得者の特定親族特別控除申告書 兼 所得金額調整控除申告書」 令和8年分の様式名
- 所得税法190条・194条〜196条 年末調整と、扶養控除等申告書・保険料控除申告書などの提出
- 所得税法施行規則76条の3 給与所得者の源泉徴収に関する申告書の保存（7年）
- 租税特別措置法41条の2の2 年末調整での住宅借入金等特別控除
手作業を減らすなら
ジンベイ GenOCR
保険料控除証明書を、AIで年末調整の項目に
保険会社ごとに書式が違う控除証明書から、保険の種類・支払った保険料を読み取り、申告書の金額と照らし合わせます。
ジンベイ GenOCR を見るよくある質問
全員が出す書類はどれですか？
令和9年分の扶養控除等申告書と、令和8年分の基礎控除申告書などの4つが1枚になった申告書は、年末調整を受ける人が出します。ほかの書類は、あてはまる人だけです。
申告書の用紙はどこでダウンロードできますか？
国税庁の「各種申告書・記載例」のページにあります。このページの「令和8年分の申告書の用紙（国税庁）」に、PDFと記載例へのリンクをまとめています。
担当者が回収の状況を管理する表はありますか？
あります。年末調整の書類回収チェック表テンプレートで、12種類の書類の回収状況を社員ごとに1行で管理できます。
紙ではなく、スマートフォンで出してもらえますか？
国税庁の年調ソフトなどで電子化する方法があります。提出と催促まで一つにまとめたいときは、ジンベイ GenApp のような業務システムでも組めます。
フォームを送信すると、すぐにダウンロードできます
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