展示会の招待メール・事前案内｜送る相手と時期、来場の約束まで取る例文2本

事前案内で何を狙うか

ブースの前を通る来場者に声をかけるだけでは、会える相手は当日の流れに左右されます。会期前に案内を送り、会いたい相手に来場の日時を決めてもらうと、ブースでの時間を商談に使えます。

事前案内の目的は、来場者の数を増やすことより、会いたい相手との面談の約束を取ることです。

だれに送るか

送り先ごとに、送る中身と送り方を変えます。

送り先	送る中身	送り方
商談中の相手	展示会で見せたいもの、面談の日時の候補	営業の担当者から個別に
過去の展示会のリード	前回から変わったこと、新しい展示の内容	一斉の案内のあと、反応した人に個別に
既存の顧客	新しい機能・製品、担当者があいさつしたい旨	担当者から個別、または一斉
失注した・止まっている相手	当時の課題に関係する新しい展示	一斉の案内

過去の展示会のリードや止まっている商談は、CRMに展示会の名前と最後の連絡日が残っていれば、すぐに絞り込めます。

いつ送るか

時期	送る内容
会期の前月	出展のお知らせ。会期・会場・小間の番号・展示の内容、来場登録の案内
会期の前週	個別の来場予約。面談の日時の候補と、見せたいもの
会期の前日〜当日の朝	予約した相手への確認。ブースの場所と、当日の連絡先

来場に事前の登録が要る展示会では、主催者が出展者向けに招待の案内や来場登録のURLを用意していることがあります。主催者の出展者向けの資料で確かめ、案内に入れます。

例文

〇〇の部分を書き換えて使えます。

会期の前月：出展のお知らせ（一斉）

件名：【〇月〇日〜〇日】〇〇展に出展します（小間番号〇〇）｜株式会社〇〇

株式会社〇〇　〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。

〇月〇日から〇日まで、〇〇（会場名）で開かれる〇〇展に出展します。今回は、〇〇の作業を短くする新しい機能を、実際の画面でご覧いただけます。

来場には事前の登録が必要です。こちらから登録いただけます。（来場登録のURL）

ブースでのご面談をご希望の方は、このメールへのご返信で日時をお知らせください。

会期の前週：個別の来場予約（商談中の相手）

件名：〇〇展でのご面談のお願い（株式会社〇〇　〇〇）

株式会社〇〇　〇〇様

先日はお時間をいただき、ありがとうございました。

来週の〇〇展で、先日お話しした〇〇の画面を実機でご覧いただけます。ご来場のご予定があれば、ブースで30分ほどご説明させてください。

〇月〇日（〇）11時〜／〇月〇日（〇）14時〜／〇月〇日（〇）15時〜

ご都合のよい日時をご返信いただければ、ブースでお待ちしております。

面談の予約を当日まで生かす

1. 予約の一覧を作る：日時・相手・担当者・見せるものを1行ずつにし、ブースの全員が見られるようにします。
2. 担当者の時間を空けておく：予約の時間に、その担当者を呼び込みや説明の当番から外します。
3. 来なかった相手に連絡する：当日中に、別の日時か会期後の面談を打診します。
4. 予約の相手は展示会のリードとして残す：会期前に約束した相手も、展示会のキャンペーンに紐付けます。展示会の効果に数えるためです。

配信停止の案内を入れる

出展のお知らせは、自社の製品やサービスの宣伝を含むので、特定電子メール法の「広告・宣伝のためのメール」として扱います。署名には、送信者の名称・住所・苦情や問い合わせの連絡先と、配信停止の連絡先・申し出られる旨を入れます（法第4条、施行規則第7条・第9条）。

配信停止を申し出た相手には、広告・宣伝のメールを送れません（法第3条第3項）。一斉の案内を送る前に、CRMで配信停止の相手を外します。名刺で受け取ったアドレスの扱いは、名刺の個人情報とメールの同意のページで解説しています。

ジンベイ GenLeadについて

ジンベイ GenLeadでは、ブースで社名を2〜3文字入れると、CRMにある過去の商談が表示されます。事前に予約していない相手が来ても、前回の話の続きから始められます。

その場で次の商談を予約でき、名刺とヒアリングの内容はHubSpot・Salesforceへ当日中に同期されます。展示会単位のスポット利用ができ、料金は料金のページに公開しています。