記入例
Excel の「記入例」シートと同じ内容です。グレーの列は自動で計算され、すぐ確かめる行は赤、期限の近い行は黄色で表示されます。
資格・免許の期限管理台帳
有効期限（または次の講習の受講期限）を入れると、残り日数と状態が出ます。期限切れは赤、90日以内は黄色。期限のない資格は有効期限を空けておきます。
基準日2026/11/04
管理部署総務課
管理責任者佐藤
登録数8
期限切れ1
期限間近2
| 氏名 | 所属 | 資格・免許の名称 | 区分 | 証の番号 | 取得日 | 期限の種類 | 有効期限・次の講習期限 | 残り日数 | 状態 | 手続き状況 | 業務上の必要 | 写しの保管 | 備考 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 山田 太郎 | 製造部 | 普通自動車第一種運転免許 | 免許 | 第△△△△号 | 2007/05/20 | 有効期限 | 2027/05/12 | 189 | 有効 | 未着手 | 必須（社内） | あり | 社用車を使用。誕生日 4/12 |
| 佐藤 花子 | 総務課 | 宅地建物取引士証 | 国家資格 | （東京）第△△号 | 2021/12/20 | 有効期限 | 2026/12/19 | 45 | 期限間近 | 申請中 | 必須（法令） | あり | 法定講習 11/12 受講予定。受講後に更新申請 |
| 鈴木 一郎 | 設備保全 | 第一種電気工事士 | 国家資格 | 第△△号 | 2021/09/30 | 講習の受講期限 | 2026/09/30 | -35 | 期限切れ | 未着手 | 必須（法令） | あり | 定期講習が未受講（免状交付から5年以内）。至急申し込む |
| 高橋 健 | 製造部 | フォークリフト運転技能講習（最大荷重1t以上） | 技能講習 | △△-第△△号 | 2022/06/10 | 期限なし | 必須（法令） | あり | 就業制限業務。修了証を携帯 | ||||
| 高橋 健 | 製造部 | 玉掛け技能講習 | 技能講習 | △△-第△△号 | 2023/02/17 | 期限なし | 必須（法令） | あり | |||||
| 中村 由紀 | 購買課 | 危険物取扱者 乙種第4類（保安講習） | 国家資格 | 第△△号 | 2019/08/01 | 講習の受講期限 | 2028/03/31 | 513 | 有効 | 更新済 | 必須（法令） | あり | 2024/11/20 に保安講習を受講。次は2025/4/1から3年以内 |
| 伊藤 誠 | 品質管理 | 第一種衛生管理者 | 免許 | 第△△号 | 2012/11/08 | 期限なし | 必須（法令） | あり | 本社工場の衛生管理者に選任 | ||||
| 渡辺 美穂 | 営業部 | 中型自動車第一種運転免許 | 免許 | 第△△△△号 | 2014/03/05 | 有効期限 | 2027/01/28 | 85 | 期限間近 | 未着手 | 必須（社内） | なし | 更新は誕生日（12/28）の前後1か月。写しを提出してもらう |
このテンプレートでできること
- 有効期限から、残り日数と状態（期限切れ／期限間近／有効）を自動で計算
- 期限切れは赤、90日以内は黄色で表示し、件数を上に自動で集計
- 期限のない技能講習・国家資格も同じ台帳で一覧にできる
- 更新の手続き状況（未着手・申請中・更新済・失効）と、業務上の必要（法令・社内）を残せる
- 運転免許・宅地建物取引士証・電気工事士・危険物取扱者などの期限と更新ルールの早見表つき
- フィルタ・見出しの固定・A4横の印刷設定済み
こんな方におすすめ
- 社員の免許や講習の期限を、本人まかせにしている方
- フォークリフトや玉掛けなど、資格がないと就けない業務の配置を確かめたい方
- 入札や許認可の申請で、有資格者の一覧をすぐに出したい方
シートの構成
- 使い方
- 入力する列・自動で計算する列の見分け方と手順
- 記入例
- 8件分。期限切れ・期限間近・期限のない資格の例を含む
- 資格・免許の期限管理台帳
- 空欄の台帳（100行）。1人1資格1行で入れていく
- 期限と更新のきまり
- 期限のある主な資格の有効期間と更新・講習のきまり
項目と書き方
| 項目 | 書き方 | 例 |
|---|---|---|
| 資格・免許の名称・区分 | 正式な名称と、国家資格・免許・技能講習・特別教育・民間資格の区分 | 第一種電気工事士・国家資格 |
| 証の番号・取得日 | 免状・免許証・修了証の番号と、取った日 | 第△△号・2016/03/15 |
| 期限の種類 | 有効期限・講習の受講期限・期限なしから選ぶ。期限なしの行は有効期限を空けておく | 講習の受講期限 |
| 有効期限・次の講習期限 | 免許証などに書かれた期限、または法令で決まった次の講習の期限 | 2026/09/30 |
| 残り日数・状態 | 自動。基準日（今日）から見て期限切れなら赤、90日以内なら黄色 | −35・期限切れ |
| 手続き状況 | 未着手・申請中・更新済・失効・返納から選ぶ。更新したら有効期限を新しい日付に書き換える | 申請中 |
| 業務上の必要 | 法令で必要（就業制限・必置）か、社内のきまりか、任意か | 必須（法令） |
作るときの注意
01
更新したら期限を書き換える
更新が終わったら、新しい証の有効期限に書き換え、手続き状況を「更新済」にします。証の写しを取り直して保管します。
02
就業制限の業務は修了証を携帯
クレーンの運転やフォークリフトなど就業制限のある業務では、資格を証する書面を携帯する決まりです（安衛法61条3項）。台帳で持っている人を確かめて配置します。
03
期限のない資格も載せる
技能講習の修了証には有効期限がありません。それでも、誰が何を持っているかを一覧にしておくと、配置や入札の資料づくりに使えます。
04
90日前から動く
法定講習は申込みから受講まで1〜2か月かかることがあります。黄色になったら本人に案内し、受講日を備考に書きます。
項目の根拠にした規格
- 労働安全衛生法61条 就業制限（免許・技能講習の修了などが必要な業務、資格を証する書面の携帯）
- 道路交通法95条の6 運転免許証の有効期間（誕生日から1か月を経過する日まで）
- 宅地建物取引業法22条の2・22条の3 宅地建物取引士証の有効期間（5年）と更新
- 電気工事士法4条の3 第一種電気工事士の定期講習（5年以内ごと）
- 消防法13条の23、危険物の規制に関する規則58条の14 危険物取扱者の保安講習
手作業を減らすなら
よくある質問
期限が近づいたら本人に知らせられますか？
Excel では色で知らせるところまでです。本人と上司にメールやチャットで自動で知らせたいときは、GenApp のような業務システムに移すと実現できます。
運転免許の期限は会社で管理するべきですか？
業務で車を運転させるなら、免許が有効かを会社が確かめることが大切です。社用車を使う人は、期限と免許の種類を台帳で管理します。
1人で資格をいくつも持っている場合は？
1資格1行で入れます。氏名でフィルタすると、その人の資格の一覧になります。
証の写しはどこに保管すればよいですか？
番号ごとにまとめて保管し、台帳の「写しの保管」を「あり」にします。PDF なら氏名と資格名をファイル名にすると探しやすくなります。
フォームを送信すると、すぐにダウンロードできます
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