鍵の管理台帳テンプレート（不動産・貸出と返却の記録つき）
管理物件の鍵を1行1本（1組）で管理する台帳のExcelテンプレートです。鍵番号・物件・号室・種類・本数・保管場所と、いまどこにあるか（保管中・貸出中・入居者に引渡し・紛失など）を記録します。内見や修繕で貸し出すときは、貸出先・目的・貸出日・返却予定日を入れ、返却日を入れると「完了」になります。返却予定日を過ぎた未返却は赤、当日・翌日は黄色です。
別の呼び方: 鍵管理表／鍵の貸出簿／鍵 貸出 管理表／キー管理台帳／鍵の受け渡し記録
- 鍵の管理台帳とは？
- 管理物件の鍵を1本（1組）ごとに、保管場所・いまの所在と、貸出・返却の記録を残す社内の管理表です。
- 何を書きますか？
- 鍵番号・物件・号室・種類・本数・保管場所・所在（保管中・貸出中・入居者に引渡し・紛失など）と、貸出先・目的・貸出日・返却予定日・返却日です。
- 形式
- Excel・PDF
- 用紙
- A4横
- 更新日
- 2026.10.27
- 版
- v1.0
記入例
Excel の「記入例」シートと同じ内容です。グレーの列は自動で計算され、すぐ確かめる行は赤、期限の近い行は黄色で表示されます。
鍵の管理台帳
返却予定日を入れると、残り日数と状態が自動で出ます。返却日を入れると「完了」。予定日を過ぎた未返却と紛失は赤。
基準日2026/11/04
管理会社△△不動産管理 賃貸管理課
鍵の管理責任者佐藤
登録数10
貸出中3
返却予定日を過ぎた2
紛失1
| 鍵番号 | 物件名 | 号室 | 鍵の種類 | 本数 | 保管場所 | 所在 | 貸出先（会社・氏名） | 連絡先 | 目的 | 貸出日 | 返却予定日 | 返却日 | 残り日数 | 状態 | 貸出の担当 | 返却の確認 | シリンダー交換日 | 備考 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| K-0101-H | △△ハイツ | 101 | 本鍵 | 2 | — | 入居者に引渡し | 入居時（2025/04/01）に2本を引渡し。受領書あり | |||||||||||
| K-0102-S | △△ハイツ | 203 | スペアキー | 1 | キーボックス A-02 | 貸出中 | △△設備 加藤 | 090-0000-0000 | 修繕・点検 | 2026/11/04 | 2026/11/04 | 0 | 期限間近 | 佐藤 | 給湯器の点検。入居者の立会いあり | |||
| K-0104-S | △△ハイツ | 102 | スペアキー | 1 | キーボックス A-04 | 保管中 | 当社 田中 | 退去の立会い | 2026/10/28 | 2026/10/28 | 2026/10/28 | 完了 | 佐藤 | 佐藤 | ||||
| K-0105-S | △△ハイツ | 201 | スペアキー | 1 | キーボックス A-05 | 貸出中 | △△不動産 〇〇店 加藤 | 000-000-0000 | 内見 | 2026/11/01 | 2026/11/02 | -2 | 期限切れ | 田中 | 11/3 電話。11/5 に返却するとの回答 | |||
| K-0201-S | △△マンション | 502 | スペアキー | 1 | 金庫 B-01 | 保管中 | ||||||||||||
| K-0202-H | △△マンション | 601 | 本鍵 | 2 | — | 廃棄（交換済み） | 2026/11/02 | 退去時に本鍵1本の紛失の申告。シリンダーを交換（費用は借主の負担）。新しい鍵は K-0202-H2 | ||||||||||
| K-0202-H2 | △△マンション | 601 | 本鍵 | 3 | 金庫 B-02 | 保管中 | 交換後の新しい鍵（3本） | |||||||||||
| K-0200-A | △△マンション | 共用 | オートロック・共用部 | 1 | — | 貸出中 | △△ビルサービス 森 | 000-000-0000 | その他 | 2026/04/01 | 2027/03/31 | 147 | 有効 | 佐藤 | 共用部の清掃（年間契約） | |||
| K-0200-M | △△マンション | 共用 | マスターキー | 1 | 金庫 B（施錠） | 保管中 | 持ち出しは課長の承認が要る | |||||||||||
| K-0301-S | △△ビル | 1F | スペアキー | 1 | キーボックス C-01 | 紛失 | △△消防設備 山本 | 修繕・点検 | 2026/10/20 | 2026/10/20 | -15 | 期限切れ | 田中 | 10/20 の点検後に返却なし。業者が紛失。シリンダー交換を手配中 |
このテンプレートでできること
- 鍵番号・物件・種類・本数・保管場所と、いまの所在を一覧に
- 貸出先・目的・貸出日・返却予定日・返却日の記録
- 返却予定日を過ぎた未返却は赤、当日・翌日が予定日なら黄色
- 紛失した鍵は赤。シリンダーを交換した日の欄つき
- 貸出中・未返却・紛失の数を上に自動で集計
- 鍵の管理の決まりと、交換費用の負担の早見表つき
こんな方におすすめ
- 内見・修繕・点検で管理物件の鍵を貸し出している管理会社・仲介店舗の方
- 鍵の貸出を紙の貸出簿やホワイトボードで管理していて、返し忘れが心配な方
- 退去時の鍵の返却とシリンダー交換の記録をそろえたい方
シートの構成
- 使い方
- 入力する列・自動で計算する列の見分け方と手順
- 記入例
- 3棟・10本分。貸出中・未返却・紛失してシリンダーを交換した例を含む
- 鍵の管理台帳
- 空欄の台帳（100行）。1行に1本（1組）を入れる
- 鍵の管理の決まり
- 貸出・返却のときに確かめることと、鍵の交換費用の負担
項目と書き方
| 項目 | 書き方 | 例 |
|---|---|---|
| 鍵番号 | 鍵のタグに付けた番号。物件・号室・種類がわかる付け方にする（鍵そのものに部屋番号は書かない） | K-0102-S |
| 鍵の種類・本数・保管場所 | 本鍵・スペアキー・オートロック・マスターキーなどから選び、本数と保管場所 | スペアキー・1・キーボックス A-02 |
| 所在 | 保管中・貸出中・入居者に引渡し・紛失・廃棄（交換済み）から選ぶ | 貸出中 |
| 貸出先・連絡先・目的 | 会社名と担当者名、電話番号、何のために貸したか | △△設備 加藤・090-0000-0000・修繕・点検 |
| 貸出日・返却予定日・返却日 | 返却日を入れると状態が「完了」になる | 2026/11/04・2026/11/04 |
| 状態・残り日数 | 自動。返却予定日を過ぎた未返却は赤、予定日まで1日以内は黄色 | 期限間近・0 |
| シリンダー交換日 | 紛失や退去で鍵（シリンダー）を交換した日 | 2026/11/02 |
作るときの注意
01
鍵に部屋番号を書かない
鍵やタグに物件名・号室を書くと、落としたときに悪用されるおそれがあります。番号だけ付け、この台帳で物件と結びつけます。
02
貸出は返却予定日を決めて
内見や工事で貸すときは、返却予定日をその場で決めて書きます。予定日を過ぎた行は赤になるので、その日のうちに連絡します。
03
返却は本数まで確かめる
返ってきた鍵は、鍵番号と本数を台帳と照らし合わせてから保管場所に戻し、確認した人の名前を残します。
04
紛失したらシリンダーを替える
鍵をなくしたら、所在を「紛失」にし、シリンダーを交換して交換日を書きます。借主の紛失による交換は、借主の負担です（原状回復ガイドライン）。
項目の根拠にした規格
- 国土交通省「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン（再改訂版）」別表1・別表2 鍵の取替え（破損・紛失がない場合）は貸主の負担、紛失したときのシリンダー交換は借主の負担（経過年数は考えない）
- 個人情報の保護に関する法律 第23条 個人データの安全管理措置（貸出先・入居者の連絡先を含む台帳の管理）
手作業を減らすなら
GenApp
鍵の貸出と返却を、システムにする
鍵の貸出の申込み・承認・返却予定日の通知・返却の確認までを記録し、いまどの鍵がどこにあるかを一覧で見られるようにします。30分のデモで、鍵の管理をシステムにしてお見せします。
デモを予約するよくある質問
入居者に渡した鍵も管理したほうがいいですか？
入居時に渡した本数（複製の有無も）を記録しておくと、退去時の返却の確認がしやすくなります。所在を「入居者に引渡し」にして本数を書きます。
キーボックスの暗証番号はどこに書けばいいですか？
この台帳には書かず、別に管理してください。台帳が外に出たときに鍵を開けられないようにします。
貸出の受付をスマートフォンでしたいです。
Excel では記録までです。貸出の申込み・承認・返却予定日の通知まで回すなら、GenApp のような業務システムに移すとできます。
フォームを送信すると、すぐにダウンロードできます
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