公共施設の予約受付台帳テンプレート（二重予約・使用料の減免の確認つき）
公民館・市民センター・体育館など公共施設の予約を、1行1件で記録する受付台帳のExcelテンプレートです。施設・利用日・区分（午前・午後・夜間）を入れると、同じ枠の二重予約を自動で見つけて赤くします。使用料と減免率を入れると減免額と納付額が出て、納付期限を過ぎて納めていない予約もわかります。取消の予約は灰色になり、二重予約の判定からも外れます。
別の呼び方: 施設予約台帳／施設予約表／施設予約管理表／会議室予約台帳／公民館 予約簿／施設使用申込 受付簿
- 公共施設の予約受付台帳とは？
- 公民館・体育館など公の施設の予約を1行1件で記録する台帳です。地方自治法第244条は、正当な理由なく住民の利用を拒まず、不当な差別的取扱いをしないことを定めています。
- 何を書きますか？
- 受付日・施設・部屋・利用日・区分・使用料・減免率と理由・納付期限・納付日・予約の状態・許可番号を書きます。二重予約と減免額・納付額は自動で出ます。
- 形式
- Excel・PDF
- 用紙
- A4横
- 更新日
- 2026.10.27
- 版
- v1.0
記入例
Excel の「記入例」シートと同じ内容です。グレーの列は自動で計算され、すぐ確かめる行は赤、期限の近い行は黄色で表示されます。
公共施設の予約受付台帳
同じ予約枠コードの有効な予約が2件以上あると「重複」になります。使用料と減免率から納付額が出て、納付期限を過ぎて納めていない予約は赤、3日以内は黄色。取消は灰色。
基準日2026/11/04
施設〇〇市立 中央市民センター
記録者高橋
予約件数9
二重予約2
納付期限切れ1
納付額の合計（円）12,300
| 予約番号 | 受付日 | 施設・部屋 | 利用日 | 区分 | 予約枠コード | 団体・代表者 | 利用目的 | 人数 | 使用料（円） | 減免率（%） | 減免の理由 | 減免額 | 納付額 | 納付期限 | 納付日 | 納付の状態 | 予約の状態 | 二重予約 | 許可番号 | 備考 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Y-26-1088 | 2026/10/06 | 大会議室 | 2026/11/01 | 午前 | 大会議室-1101-午前 | 〇〇町自治会（会長 田中） | 定例総会 | 45 | 2,400 | 100 | 子ども会・自治会 | 2,400 | 0 | 2026/10/31 | 2026/10/31 | 完了 | 有効 | 許26-0432 | 条例施行規則の減免の事由（自治会の活動） | |
| Y-26-1095 | 2026/10/14 | 和室A | 2026/11/03 | 午後 | 和室A-1103-午後 | △△俳句の会（代表 小川） | 句会 | 12 | 1,200 | 0 | なし | 0 | 1,200 | 2026/11/02 | 期限切れ | 有効 | 許26-0440 | 当日に窓口で納付するとの話だったが未納。11/4 電話で確認する | ||
| Y-26-1102 | 2026/10/20 | 体育館（全面） | 2026/11/15 | 午後 | 体育館-1115-午後 | △△ミニバスケットボールクラブ（代表 森） | 練習 | 30 | 3,600 | 0 | なし | 0 | 3,600 | 2026/11/14 | 有効 | 有効 | 重複 | 許26-0451 | ||
| Y-26-1107 | 2026/10/23 | 体育館（全面） | 2026/11/15 | 午後 | 体育館-1115-午後 | △△卓球同好会（代表 石井） | 練習 | 16 | 3,600 | 0 | なし | 0 | 3,600 | 2026/11/14 | 有効 | 有効 | 重複 | 電話で受付。Y-26-1102 と同じ枠のため、別の枠を案内する | ||
| Y-26-1110 | 2026/10/24 | 大会議室 | 2026/11/08 | 全日 | 大会議室-1108-全日 | 〇〇市 福祉課 | 福祉フェアの準備 | 20 | 7,200 | 100 | 市の主催・共催 | 7,200 | 0 | 2026/11/07 | 期限間近 | 有効 | 許26-0455 | |||
| Y-26-1112 | 2026/10/26 | 会議室2 | 2026/11/06 | 夜間 | 会議室2-1106-夜間 | △△手をつなぐ親の会（代表 山口） | 役員会 | 8 | 1,500 | 50 | 障害者団体 | 750 | 750 | 2026/11/05 | 期限間近 | 有効 | 許26-0458 | 団体登録番号 26-017 | ||
| Y-26-1113 | 2026/10/27 | 和室A | 2026/11/10 | 午前 | 和室A-1110-午前 | △△着付け教室（代表 西村） | 教室 | 10 | 1,200 | 0 | なし | 0 | 1,200 | 2026/11/09 | 有効 | 取消 | 10/30 電話で取消の連絡 | |||
| Y-26-1118 | 2026/10/30 | 和室A | 2026/11/10 | 午前 | 和室A-1110-午前 | △△囲碁クラブ（代表 大野） | 例会 | 14 | 1,200 | 0 | なし | 0 | 1,200 | 2026/11/09 | 2026/11/02 | 完了 | 有効 | 許26-0463 | 取消の空き枠に予約 | |
| Y-26-1121 | 2026/11/02 | 会議室2 | 2026/11/21 | 午後 | 会議室2-1121-午後 | 〇〇小学校 PTA（会長 吉川） | 研修会 | 25 | 1,500 | 50 | 学校・社会教育団体 | 750 | 750 | 2026/11/20 | 有効 | 有効 | 許26-0470 |
このテンプレートでできること
- 同じ施設・同じ日・同じ区分の二重予約を自動で検出して赤く表示
- 使用料と減免率（%）から、減免額と納付額を自動で計算
- 納付期限切れは赤、3日以内は黄色。納付日を入れると「完了」
- 取消の予約は灰色になり、二重予約の判定から外れる
- 予約件数・二重予約・納付期限切れの件数と、納付額の合計を上に自動で集計
- 地方自治法（公の施設・使用料・指定管理者）の早見表つき
こんな方におすすめ
- 公民館・市民センター・体育館の予約を、紙の予約簿やカレンダーで受けている自治体・指定管理者の方
- 電話と窓口の両方で予約を受けていて、二重予約が心配な方
- 使用料の減免と納付の状況を、予約と同じ表で確かめたい方
シートの構成
- 使い方
- 入力する列・自動で計算する列の見分け方と手順
- 記入例
- 市民センターの予約9件分。二重予約・減免・納付期限切れ・取消の例を含む
- 施設予約台帳
- 空欄の台帳（100行）。1行1件で入れていく
- 公の施設の決まり
- 地方自治法の公の施設・使用料・利用料金の決まりと、自動計算の説明
項目と書き方
| 項目 | 書き方 | 例 |
|---|---|---|
| 予約番号・受付日 | 受付の順に付ける番号と、予約（申込）を受けた日 | Y-26-1102・2026/10/20 |
| 施設・部屋・利用日・区分 | 施設と部屋の名前、利用する日、条例・規則の区分（午前・午後・夜間・全日） | 体育館（全面）・2026/11/15・午後 |
| 予約枠コード | 施設の略号・月日・区分をつないだ文字。同じ枠のコードが2件以上あると「重複」になる。表記をそろえる | 体育館-1115-午後 |
| 使用料・減免率 | 条例の使用料の額（円）と、減免する割合（%）。減免しないときは 0 | 3,600・50 |
| 減免の理由 | 条例・規則の減免の事由から選ぶ。選んだ根拠（団体の登録番号など）は備考に | 障害者団体 |
| 減免額・納付額 | 自動。減免額＝使用料×減免率÷100、納付額＝使用料−減免額 | 1,800・1,800 |
| 納付期限・納付日・納付の状態 | 条例・規則の納付期限（利用日の前日までなど）と、納めた日。状態は自動で出る | 2026/11/14・2026/11/02・完了 |
| 予約の状態・許可番号 | 有効・取消から選ぶ。使用を許可したら許可書の番号を書く | 有効・許26-0451 |
作るときの注意
01
予約枠コードの書き方をそろえる
二重予約は予約枠コードが同じかどうかで判定します。「体育館-1115-午後」のように、施設の略号・月日・区分の順と区切りを決めておきます。
02
取消は消さずに「取消」にする
取消した予約は行を消さず、予約の状態を「取消」にします。灰色になり、二重予約の判定から外れるので、空いた枠に次の予約を入れられます。
03
使用料と減免は条例どおりに
使用料に関する事項は条例で定めます（地方自治法228条）。減免の事由と割合も施設の条例・規則に沿って選び、根拠を備考に残します。
04
利用を断るときは理由を記録する
正当な理由がない限り、住民の利用を拒めず、不当な差別的取扱いもできません（地方自治法244条）。先着や抽選の結果で断ったときは、その経緯を備考に書きます。
項目の根拠にした規格
- 地方自治法 第244条 公の施設。正当な理由がない限り住民の利用を拒んではならず、不当な差別的取扱いをしてはならない
- 地方自治法 第244条の2 公の施設の設置と管理は条例で定める。指定管理者による管理と、利用料金を指定管理者の収入とする場合（第8項・第9項）
- 地方自治法 第225条・第228条第1項 公の施設の利用について使用料を徴収できる。使用料に関する事項は条例で定める
- 個人情報の保護に関する法律 第66条 保有個人情報の安全管理措置。指定管理者が公の施設の管理の業務を行う場合にも準用（第2項第2号）
- 各自治体の公の施設の設置条例・管理規則 利用の区分・使用料の額・減免の事由と割合・納付の時期・許可の手続
手作業を減らすなら
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施設の予約と使用料の管理を、システムにする
予約の受付・二重予約の防止・減免と納付の確認を1か所にまとめ、Webからの申込みともつなげます。30分のデモで、公共施設の予約管理をシステムにしてお見せします。
デモを予約するよくある質問
部屋が多い施設ではどう使いますか？
1つの台帳に全部の部屋を入れ、フィルタ（▼）で部屋や利用日ごとに絞り込みます。施設ごとに分けたいときは、シートをコピーして使います。
指定管理者が利用料金を収入にしている施設でも使えますか？
使えます。使用料の列に、条例の範囲で指定管理者が定め、自治体の承認を受けた利用料金を入れます（地方自治法244条の2第8項・第9項）。
空き状況を住民に見せたいのですが？
Excel の台帳はそのまま公開できません。空き状況の公開やWebからの申込みまで行うなら、GenApp のような業務システムで予約台帳と申込フォームをつなぐとできます。
フォームを送信すると、すぐにダウンロードできます
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