備品貸出簿テンプレート（返却予定日・延滞の警告つき）
テント・プロジェクター・車いすなど、庁舎や公民館の備品を自治会・団体やほかの課に貸し出したときの記録を、1行1件で残す貸出簿のExcelテンプレートです。貸出日と返却予定日を入れると、返却までの残り日数と状態が自動で出て、延滞（返却予定日を過ぎて未返却）は赤、2日以内は黄色になります。返却日を入れると「完了」になり、遅れて返ってきた日数と、返却時の状態（破損・部品の不足）も残せます。
別の呼び方: 備品貸出管理表／物品貸出簿／貸出簿／貸出台帳／備品 貸し出し 記録／物品借用簿
- 備品貸出簿とは？
- 庁舎や公民館の備品（テント・プロジェクター・車いすなど）を団体やほかの課に貸したときに、誰に・いつまで貸したかを1行1件で残す記録です。持っている備品の一覧（物品の台帳）とは別です。
- 何を書きますか？
- 貸出番号・備品番号・品名・数量・貸出先・借受人・使用目的・貸出日・返却予定日・返却日・返却時の状態を書きます。残り日数と延滞・遅れた日数は自動で出ます。
- 形式
- Excel・PDF
- 用紙
- A4横
- 更新日
- 2026.10.27
- 版
- v1.0
記入例
Excel の「記入例」シートと同じ内容です。グレーの列は自動で計算され、すぐ確かめる行は赤、期限の近い行は黄色で表示されます。
備品貸出簿
貸出日と返却予定日を入れると、残り日数と状態が自動で出ます。延滞（期限切れ）は赤、2日以内は黄色。返却日を入れると「完了」になり、遅れた日数が出ます。
基準日2026/11/04
管理部署〇〇市 市民協働課
記録者井上
貸出件数8
延滞中1
2日以内に返却予定2
破損あり1
| 貸出番号 | 備品番号 | 品名 | 数量 | 貸出先（団体・課） | 借受人・連絡先 | 使用目的・場所 | 貸出日 | 返却予定日 | 返却日 | 残り日数 | 状態 | 遅れた日数 | 返却時の状態 | 貸出担当 | 返却確認 | 備考 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| K-26-038 | 備-2021-0088 | プロジェクター | 1 | 〇〇市 健康づくり課 | 主査 松本（内線 2315） | 健康講座（保健センター） | 2026/10/20 | 2026/10/22 | 2026/10/22 | 完了 | 0 | 異常なし | 井上 | 井上 | HDMI ケーブル・リモコンつき | |
| K-26-041 | 備-2019-0153 | イベント用テント（3.6m×5.4m） | 2 | 〇〇町自治会 | 会長 田中（000-0000-0000） | 秋祭り（〇〇町公園） | 2026/10/24 | 2026/10/27 | 2026/10/28 | 完了 | 1 | 破損あり | 井上 | 中島 | 1張の天幕に裂け目（約20cm）。修理の見積を依頼 | |
| K-26-042 | 備-2020-0210 | 長机（折りたたみ） | 10 | 〇〇町自治会 | 会長 田中（000-0000-0000） | 秋祭り（〇〇町公園） | 2026/10/24 | 2026/10/27 | 2026/10/27 | 完了 | 0 | 異常なし | 井上 | 中島 | ||
| K-26-043 | 備-2022-0034 | ワイヤレスマイク・アンプ一式 | 1 | △△地区社会福祉協議会 | 事務局 原田（000-0000-0000） | 敬老会（〇〇地区センター） | 2026/10/25 | 2026/10/28 | 2026/10/28 | 完了 | 0 | 部品の不足 | 中島 | 中島 | マイク用の単三電池カバー1個が不足。10/30 届いた | |
| K-26-045 | 備-2018-0071 | 車いす（自走式） | 1 | 個人（短期の貸出） | 木村（000-0000-0000） | 通院の付き添い | 2026/10/19 | 2026/11/02 | -2 | 期限切れ | 井上 | 11/3 電話で連絡。11/6 に返却の予定 | ||||
| K-26-047 | 備-2023-0012 | デジタルカメラ | 1 | 〇〇市 道路管理課 | 技師 岡田（内線 3120） | 道路パトロールの記録 | 2026/11/02 | 2026/11/06 | 2 | 期限間近 | 中島 | SDカード・予備の電池つき | ||||
| K-26-048 | 備-2019-0154 | イベント用テント（3.6m×5.4m） | 1 | 〇〇小学校 PTA | 会長 吉川（000-0000-0000） | バザー（〇〇小学校） | 2026/11/03 | 2026/11/05 | 1 | 期限間近 | 井上 | |||||
| K-26-049 | 備-2017-0302 | AED 訓練用トレーナー | 2 | △△マンション管理組合 | 理事長 岩田（000-0000-0000） | 防災訓練 | 2026/11/04 | 2026/11/12 | 8 | 有効 | 中島 | 交換用パッド4組つき |
このテンプレートでできること
- 返却予定日までの残り日数を自動で表示。延滞は赤、2日以内は黄色
- 返却日を入れると「完了」。遅れて返ってきた日数も自動で計算
- 返却時の状態（異常なし・破損・部品の不足）を選んで記録
- 備品番号を書く欄つき。物品の台帳と突き合わせやすい
- 貸出件数・延滞・破損の件数を上に自動で集計
- 貸出のときと返却のときの確認項目の早見表つき
こんな方におすすめ
- テントや音響機器などの備品を、自治会やイベントの主催者に貸し出している自治体・公民館の方
- 庁内でプロジェクターや公用のカメラを課の間で貸し借りしている総務の方
- 返ってこない備品や、壊れて返ってきた備品の確認に手間取っている方
シートの構成
- 使い方
- 入力する列・自動で計算する列の見分け方と手順
- 記入例
- 貸出8件分。延滞・返却間近・遅れての返却・破損の例を含む
- 備品貸出簿
- 空欄の貸出簿（100行）。1行1件で入れていく
- 貸出と返却の確認
- 貸出のとき・返却のときに確かめること、物品の管理の決まり、自動計算の説明
項目と書き方
| 項目 | 書き方 | 例 |
|---|---|---|
| 貸出番号・備品番号・品名・数量 | 貸出の順に付ける番号と、物品の台帳の番号・品名・数 | K-26-041・備-2019-0153・イベント用テント（3.6m×5.4m）・2 |
| 貸出先・借受人 | 借りる団体・課の名前と、責任者の名前と連絡先 | 〇〇町自治会・会長 田中（000-0000-0000） |
| 使用目的・場所 | 何に使うか、どこで使うか | 秋祭り（〇〇町公園） |
| 貸出日・返却予定日 | 渡した日と、返してもらう約束の日 | 2026/10/24・2026/10/27 |
| 返却日 | 返ってきた日。入れると状態が「完了」になり、遅れた日数が出る | 2026/10/28 |
| 残り日数・状態・遅れた日数 | 自動。状態は期限切れ（延滞）・期限間近（2日以内）・有効・完了 | 期限切れ |
| 返却時の状態 | 数と動作を確かめて、異常なし・破損あり・部品の不足から選ぶ。内容は備考に | 破損あり |
作るときの注意
01
渡すときに数と状態を一緒に確かめる
テントの金具や機器の付属品は、貸出のときに借受人と一緒に数え、備考に書いておきます。返却のときの確認がその場で終わります。
02
返却予定日は必ず決める
返却予定日が空欄の行は、延滞の判定ができません。イベントの翌日など、具体的な日付で約束します。
03
延滞は早めに連絡する
基準日の時点で返却予定日を過ぎた行は赤になります。毎朝フィルタ（▼）で「期限切れ」を絞り込み、連絡した日を備考に書きます。
04
貸付の決まりは規則で確かめる
物品の貸付ができる相手・期間・貸付料の扱いは、各自治体の財務規則や物品管理の規則で決まっています。貸出簿の運用もそれに合わせます。
項目の根拠にした規格
- 地方自治法 第239条 物品の定義（普通地方公共団体の所有に属する動産など）。物品の管理と処分に関し必要な事項は政令で定める
- 地方自治法 第170条第2項第4号 物品の出納と保管（使用中の物品に係る保管を除く）は会計管理者の会計事務
- 各自治体の財務規則・物品管理規則 物品の貸付の相手・期間・手続と、物品の台帳の様式
手作業を減らすなら
GenApp
備品の貸出と返却を、システムで管理する
貸出中の備品と返却予定日を一覧にし、延滞が近い借受人への連絡を自動にします。30分のデモで、備品の貸出管理をシステムにしてお見せします。
デモを予約するよくある質問
物品の台帳（備品台帳）の代わりになりますか？
なりません。この貸出簿は貸し借りの記録です。持っている備品の一覧と取得価格などは、各自治体の規則で決められた物品の台帳で管理し、備品番号でつなぎます。
1件で複数の備品を貸すときはどう書きますか？
備品ごとに1行ずつ書き、貸出番号を同じにします。返却が別々の日になっても、1点ずつ完了にできます。
住民がWebから予約できるようにしたいのですが？
Excel の貸出簿では受付まではできません。在庫の空き状況・Webの申込・返却の催促まで行うなら、GenApp のような業務システムにするとできます。
フォームを送信すると、すぐにダウンロードできます
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