サーチャブルPDFとは｜画像PDFとの違い・作り方・電子帳簿保存法の検索要件との関係

サーチャブルPDFとは

サーチャブルPDF（検索可能なPDF）は、スキャンした書類の画像と、その上に重ねた透明なテキストの2層でできたPDFです。画面に見えているのは画像で、検索やコピーのときだけ、裏にあるテキストが使われます。「透明テキスト付きPDF」とも呼ばれます。

紙の書類をスキャンしただけのPDFは、文字が写っていても中身は1枚の画像です。ファイルを開いて検索しても、何も見つかりません。OCR（文字認識）で文字を読み取り、テキストを重ねることで、検索できるようになります。

PDFの3つの種類と見分け方

種類	作られ方	文字の検索・コピー	見た目
画像PDF	紙をスキャンしただけ	できない	紙のまま
サーチャブルPDF	スキャンした画像に、OCRで読んだ文字を重ねる	できる（OCRが読めた文字だけ）	紙のまま
テキストPDF	WordやExcel、業務システムから直接PDFにする	できる	元の文書のまま

見分けるには、PDFを開いて文字をマウスでなぞります。文字が選べればサーチャブルPDFかテキストPDF、選べなければ画像PDFです。検索（Ctrl＋F、Macは Command＋F）で書類の中の言葉が見つかるかでも確かめられます。

作り方は3つ

方法	向いている場面	気をつける点
複合機・スキャナーのOCR機能	これからスキャンする書類。スキャンと同時に作れる	機種やオプションによって使えないことがある。手書きは苦手なものが多い
PDF編集ソフトのOCR機能	手元にある少数の画像PDF	1ファイルずつの作業になりやすい
AI-OCR	大量の書類、手書きやかすれのある書類	製品によって、サーチャブルPDFを出せるかが違う

気をつける点

• 検索できるのは、OCRが正しく読めた文字だけ：手書き、かすれ、押印が重なった文字は読み誤りやすく、誤って読まれた言葉は検索に出てきません。見た目は画像のままなので、誤りに気づきにくい点にも注意が要ります。
• 項目のデータにはならない：「請求金額」「取引先」のような項目として取り出されるわけではありません。金額の合計を出す、一覧にする、システムに取り込むといった使い方には、項目ごとのデータ化が別に要ります。
• 表は行と列がつながらない：表の中の文字は検索できますが、どの行のどの列の値かという関係は持ちません。
• 傾き・解像度：傾いたまま、または粗い解像度でスキャンすると、読み取りの精度が下がります。

サーチャブルPDFと、項目のデータ化の違い

	サーチャブルPDF	項目のデータ化（構造化）
目的	書類を探す	書類の中身を使う
できること	言葉で全文検索、文字のコピー	日付・金額・取引先での絞り込み、集計、システムへの取り込み
出力	PDF	CSV・Excel・API のデータ
向いている書類	図面、契約書、議事録、過去の書類の保管	請求書、注文書、納品書、申込書など入力が要る帳票

両方を組み合わせることもできます。項目のデータで絞り込み、サーチャブルPDFで原本の中身を確かめる、という使い方です。

電子帳簿保存法の検索要件との関係

電子帳簿保存法のスキャナ保存では、保存したデータについて、次の条件で検索できることが求められています（電子帳簿保存法施行規則 第2条第6項第5号）。

• 取引年月日その他の日付、取引金額、取引先を、検索の条件として設定できること
• 日付と金額は、範囲を指定して条件を設定できること

税務職員からデータの提示・提出を求められたときに応じられるようにしている場合は、範囲の指定の要件は外れます（同項の柱書き）。

サーチャブルPDFの全文検索は「言葉が含まれるか」を調べるもので、「10万円以上50万円以下」のような範囲の指定には向きません。検索要件に対応するには、日付・金額・取引先を項目として持たせる方法を、あわせて考える必要があります。自社の保存方法が要件を満たすかは、国税庁の資料や税理士に確かめてください。

ジンベイ GenOCR でできること

ジンベイ GenOCR は、スキャンした書類や画像形式の帳票を読み取り、認識した文字をPDFに埋め込んで、サーチャブルPDFとして出力できます（2025年11月にα版として提供を始めた機能です）。手書きや非定型の帳票も読み取りの対象です。

同じ書類から、項目ごとのデータ（CSV・Excel・API）も出力できます。過去の書類は検索できる形で保管し、これから届く帳票は項目のデータにして入力をなくす、という使い分けができます。