Copilotで足りない業務の見分け方｜社内文書・PDF・図面で精度が出ない理由と、Copilot Studio／個別開発の使い分け

Copilotが答えを作る仕組み

Microsoft 365 Copilotは、Microsoft Graphを通じて、利用者が見る権限を持つメール・チャット・文書を読み、それを根拠に答えを作ります。Microsoftの公式ドキュメントでは、利用者が少なくとも閲覧の権限を持つデータだけを答えに使うと説明されています。

つまり、答えの質は、社内の資料がどこに・どの版で・誰に見える形で置かれているかに左右されます。AIの性能だけでなく、資料と権限の整い方が精度を決めます。

精度が出にくい4つの理由

理由	起きること	対処
資料の版・置き場所がばらばら	古い版や関係のない資料を根拠に答える	参照する範囲を絞り、資料の版をそろえる
権限が広すぎる・狭すぎる	見せたくない情報が答えに出る。必要な資料が見えず答えられない	共有設定を見直し、エージェントごとに参照先を決める
読みにくい形の資料	スキャンしたPDF・図面・セル結合の多いExcel・手書きで、読み取りの段階で情報が落ちる	専用の読み取りAIで、先に文字と表のデータにする
判断の基準が文書になっていない	同じ質問でも答えがぶれる	正解の例を作り、判断の基準を言葉にする

3つ目は、Copilotに限らず生成AI全般で起きます。図面は寸法・記号・位置関係に意味があり、スキャンした書類は文字が画像のままです。読み取りを専用に作ると、精度が大きく変わる業務があります。

見分けるための5つの質問

業務ごとに、次の5つを順に確かめます。

1. 根拠にする資料は、Microsoft 365の中にあるか。業務システムや紙にあるなら、Copilotのままでは届きません。
2. 資料は文字として読める形か。スキャン・図面・手書きが中心なら、読み取りを別に作ることを考えます。
3. 答えの形は決まっているか。文章の下書きでよいならCopilotのまま、判定や数値を後の工程に渡すなら形を決めて作ります。
4. 間違えたときの影響は大きいか。大きいなら、正解の例で精度を測り、人の確認を挟みます。
5. 業務システムへの登録・更新が要るか。要るなら、承認を挟んで操作するエージェントとして作ります。

業務別の使い分け

業務の例	向いている作り方	理由
メール・議事録の要約、文書の下書き	Copilotのまま使う	利用者が見られる資料で完結し、人が読んで直す前提
規程・マニュアルへの回答	Copilot Studioで作る	参照する資料と版を絞れば精度が上がる
Teamsでの社内問い合わせの一次回答	Copilot Studioで作る	過去の回答と手順書を根拠にし、答えられないものは担当者に回す
申請内容の確認と転記	Copilot Studioで作る（承認を挟む）	手順が決まっており、戻しにくい操作の前に人が確認できる
スキャンした請求書・検査成績書の読み取り	個別に開発して組み合わせる	読み取りの精度を業務に合わせて作り、測る必要がある
図面の照合・検図	個別に開発して組み合わせる	寸法・記号を部位ごとに読み比べる仕組みが要る
お客様ごとの設定やデータを根拠にした回答	個別に開発して組み合わせる	業務システムのデータを根拠にする仕組み（RAG）を作る

最後の例は、ジンベイの公開事例に近い形です。ヘルプページに加えて、お客様ごとの設定情報と入力データを根拠にするRAGを作り、一般的なRAGと比べて回答精度が50%以上向上しました（事例を読む）。

精度の確かめ方

「使ってみた感触」で判断すると、作り方を決められません。よくある質問と正しい答えの組を、業務の担当者と一緒に数十件用意し、次の3つを数えます。

• 正しい資料を根拠にしたか。答えが合っていても、根拠が古い版なら次は外れます。
• 答えが正しいか。業務の担当者が決めた正解と照らします。
• 答えられないときに、そう返したか。根拠がないのに答えを作った件数を、別に数えます。

同じ質問の組で、Copilotのまま・Copilot Studioで参照範囲を絞った場合・個別に開発した場合を比べると、どこまでをCopilotに任せるかを数字で決められます。正解の例の作り方は、生成AIのPoCで最初に作る「正解データ」で解説しています。

組み合わせ方

個別に開発するといっても、利用者の入口をCopilotから変える必要はありません。図面やスキャンした書類を読むAIを別に作り、Copilot Studioのエージェントから呼び出せるようにすれば、利用者はいつもの画面のまま使えます。

• 入口と、社内文書で答える部分はCopilot・Copilot Studio
• 読み取り・照合・判定など、精度を細かく作る部分は個別に開発
• 業務システムへの登録は、承認を挟んで実行

ジンベイのCopilotのエージェント構築支援

ジンベイのCopilotのエージェント構築支援では、業務ごとに作り方を整理し、参照するデータと権限を整えてから、Copilot Studioでエージェントを作ります。図面やスキャンした書類の読み取りは、図面AIなどの個別開発と組み合わせます。最初のエージェントを一緒に作りながら、社内で作り続けられるよう引き継ぎます。