AI業務アプリ基盤 GenCore/契約・文書台帳
Excel台帳からの移行に契約・文書台帳アプリをAIで構築
契約情報はExcel台帳に、契約書PDFは共有フォルダに——分かれて管理されているために起きる「更新漏れ」「最新版が不明」「閲覧権限が野放し」を、GenCoreはひとつのアプリで解決します。
契約・文書台帳のよくある課題
契約の更新期日を人力で追っており、失念のリスクがある
自動更新条項の解約期限や更新交渉のタイミングをExcelと記憶で管理。担当者が変わると引き継がれません。
台帳とファイルが別管理で、探すのに時間がかかる
Excelで契約を見つけても、実物のPDFは共有フォルダの奥。ファイル名の付け方も人それぞれです。
誰でも見られる共有フォルダに機密契約が置かれている
報酬額や取引条件を含む契約書が、部署を問わず閲覧できる状態になっているケースは珍しくありません。
AIにこう伝えるだけ
プログラミングも設定画面との格闘も不要。業務を日本語で説明すれば、GenCoreのAIがアプリを組み上げます。
話し言葉でOK。作った後の変更も、同じように伝えるだけです。
- 契約台帳オブジェクトと契約書ファイルの添付（バージョン管理付き）
- 終了日3ヶ月前の自動リマインド通知（メール/Slack）
- 契約種別・相手方・期限での検索と一覧ビュー
- 法務・管理部門のみ全件閲覧可、事業部は自部署の契約のみの権限設定
生成されるデータ構造（例）
※ 構成は一例です。項目・オブジェクトは自社の業務に合わせて自由に設計できます。
GenCoreで実現できること
期日管理を仕組みに変える
更新期日・解約期限からの逆算リマインドを自動送信。担当者の記憶に頼らず、通知の宛先やタイミングも契約種別ごとに設定できます。
契約情報とファイルをワンセットで
台帳のレコードを開けば最新版の契約書がその場で確認でき、過去バージョンの履歴も残ります。全文検索で「あの条項どの契約だっけ」にも答えられます。
閲覧権限を契約単位・部署単位で制御
機密性の高い契約は役員と法務のみ、通常契約は担当部署まで、といった段階的な権限設定が標準機能。誰がいつ閲覧したかの記録も残ります。
よくある質問
電子契約サービスとの違いは何ですか？
電子契約サービスは「締結」のためのツール、GenCoreの契約台帳は「締結後の管理」のためのアプリです。電子契約で締結したPDFを取り込んで台帳管理する、という組み合わせが有効です。
既存のExcel台帳と共有フォルダの契約書から移行できますか？
できます。Excel台帳を読み込んで台帳アプリを生成し、契約書ファイルはレコードに紐付けてアップロードします。移行方法もデモでご案内します。
契約書の中身も検索できますか？
添付ファイルは全文検索の対象にできます。閲覧権限と連動するため、権限のない契約書が検索結果に出ることはありません。