営業・顧客管理
受注管理
FAX・メール・EDI で届く注文書を受け付け、出荷指示までを管理します。得意先ごとに違う品名の呼び方を「得意先品名対応」に貯めて自社の品目コードへ変換し、対応が付かない明細は要確認で止めます。注文書 PDF を添付すると内容を自動で読み取り、与信を超える受注は営業部長の決裁を通します。
- 対象部門
- 営業・物流・配送
こんな課題に
FAX とメールで届く注文書を入力している営業事務
注文書の受付から受注確定まで
得意先ごとに品名の呼び方が違うため、注文書の品名を自社の品目コードへ読み替えるのに、1 件あたり数分かかります。読み替えを間違えると誤出荷になり、確認の電話も増えます。
納期回答と出荷手配をしている生産管理・営業事務
受注残と納期回答の管理
受注残が Excel で管理されているため、回答した納期を過ぎたことに気づくのが得意先からの催促になります。納期を改訂した理由も残らず、同じ得意先で繰り返します。
業務の流れ
納品時点で、この流れがそのまま動きます。AIの出力はすべて提案で、人が確定するまでデータは変わりません。手順も分岐も、貴社のやり方に合わせて組み替えます。
01注文書の受付から受注確定まで
- 1AI読み取り
注文書 PDF を読み取って受注にする
注文書受付フォームに PDF を添付すると、件名・注文書番号・日付・明細が入ります。
- 2AI照合
客先の品名を自社品目に照合する
得意先品名対応に貯めた表記は自動で埋まり、対応が付かない明細だけが候補付きの照合待ちとして残ります。選んだ対応は次回から自動で効きます。
- 3承認フロー
内容を確認して承認申請する
税込 500 万円以上、または与信を超える受注は営業部長の決裁が必須になります。
- 4承認フロー
営業部長が決裁する
承認でステータスが「受注確定」に、差戻しは「差戻し」に変わります。
- 5外部連携
注文請書を作って ERP へ連携する
承認をきっかけにワークフローが動き、決裁時点の内容で注文請書 PDF を作って添付し、明細を含む項目値が外部連携の送信先へ届きます。
02受注残と納期回答の管理
- 1一覧・ボード
進行中の受注をボードで見る
「進行中の受注(ボード)」でステータス別の列に並びます。受注残のある受注、未出荷の受注残の一覧も用意してあります。
- 2自動化
回答納期の遅れを毎朝拾う
毎朝 9 時に、回答納期を過ぎても出荷されていない受注が担当者へ通知されます。
- 3レポート
納期を改訂した理由を分析する
「納期回答の改訂理由」で、どの理由がどれだけ起きているかが出ます。得意先別の受注残数量も同じダッシュボードで見られます。
- 4帳票PDF
注文請書を出して得意先へ返す
確定した受注から注文請書 PDF を出します。承認が下りた受注は、ワークフローが自動で作って得意先の担当者へそのままメールで送ります。
- 5検索
過去の受注を注文書番号から引く
横断検索で注文書番号・出荷先・備考から過去の受注と得意先品名対応を引けます。
機能一覧
納品時点で含まれるものです。項目の追加や分岐の変更は、稼働後もその場で反映します。
- 管理するデータ4
- 取引先（18項目）品目（14項目）得意先品名対応（9項目）受注（29項目）
- 一覧・ボード9
- 受注残のある受注納期回答を改訂した受注要確認の受注未出荷の受注残与信要注意進行中の受注(ボード)［カンバン］確認待ちの品名対応取引中の得意先販売中の品目
- ダッシュボード2
- 受注ダッシュボード品名対応の整備状況
- レポート11
- 得意先別の受注残数量納期回答の改訂理由月別受注金額得意先別受注金額受付チャネル別の受注件数ステータス別の受注件数部門別の月次受注金額要確認の受注未出荷の受注残確認待ちの品名対応得意先別の品名対応の蓄積
- 入力フォーム1
- 注文書受付フォーム（書類のAI読み取り）
- 承認フロー1
- 受注承認フロー
- 自動化4
- 受注確定をERPへ連携品名不一致の受注を通知与信超過の受注を通知回答納期の遅延アラート
- AIエージェント1
- 品名対応の候補を出す
- 帳票PDF1
- 注文請書
- 外部連携1
- ERP 連携(受注確定)
どの製品にも標準で備わる統制
権限管理
部署・役割ごとの権限と、項目単位のアクセス制御
監査ログ
誰がいつ何を変えたかを、約50種類の操作について記録
SSO・IP制限
SAML SSO と IPアドレス制限を標準装備
ISO/IEC 27001
ISMS認証取得（登録番号 ISR029）。チェックシートにも対応
貴社の書式と手順で、この製品を組み上げてお見せします。
