営業・顧客管理
受注管理
FAX・メール・EDI で届く注文書を受け付け、出荷指示までを管理します。得意先ごとに違う品名の呼び方を「得意先品名対応」に貯めて自社の品目コードへ変換し、対応が付かない明細は要確認で止めます。注文書 PDF を添付すると内容を自動で読み取り、与信を超える受注は営業部長の決裁を通します。
- 対象部門
- 営業・物流・配送
画面イメージ
こんな課題に
FAX とメールで届く注文書を入力している営業事務
注文書の受付から受注確定まで
得意先ごとに品名の呼び方が違うため、注文書の品名を自社の品目コードへ読み替えるのに、1 件あたり数分かかります。読み替えを間違えると誤出荷になり、確認の電話も増えます。
納期回答と出荷手配をしている生産管理・営業事務
受注残と納期回答の管理
受注残が Excel で管理されているため、回答した納期を過ぎたことに気づくのが得意先からの催促になります。納期を改訂した理由も残らず、同じ得意先で繰り返します。
業務の流れ
AIの結果は人が確認して確定するのが基本で、確度の高いものだけを自動で反映する設定にもできます。
01注文書の受付から受注確定まで
- 1AI読み取り
注文書 PDF を読み取って受注にする
注文書受付フォームに PDF を添付すると、件名・注文書番号・日付・明細が入ります。
- 2AI照合
客先の品名を自社品目に照合する
得意先品名対応に貯めた表記は自動で埋まり、対応が付かない明細だけが候補付きの照合待ちとして残ります。選んだ対応は次回から自動で効きます。
- 3承認フロー
内容を確認して承認申請する
税込 500 万円以上、または与信を超える受注は営業部長の決裁が必須になります。
- 4承認フロー
営業部長が決裁する
承認でステータスが「受注確定」に、差戻しは「差戻し」に変わります。
- 5外部連携
注文請書を作って ERP へ連携する
承認をきっかけにワークフローが動き、決裁時点の内容で注文請書 PDF を作って添付し、明細を含む項目値が外部連携の送信先へ届きます。
02受注残と納期回答の管理
- 1一覧・ボード
進行中の受注をボードで見る
「進行中の受注(ボード)」でステータス別の列に並びます。受注残のある受注、未出荷の受注残の一覧も用意してあります。
- 2自動化
回答納期の遅れを毎朝拾う
毎朝 9 時に、回答納期を過ぎても出荷されていない受注が担当者へ通知されます。
- 3AIチャット
回答納期を過ぎた受注を AI に聞く
回答納期を過ぎてもまだ出荷していない受注を AI チャットに聞くと、得意先・ステータスつきで挙がります。得意先から催促が来る前に、納期回答を出し直す相手が分かります。
例：「9月の回答納期を過ぎたのに、まだ出荷していない受注は？」
- 4レポート
納期を改訂した理由を分析する
「納期回答の改訂理由」で、どの理由がどれだけ起きているかが出ます。得意先別の受注残数量も同じダッシュボードで見られます。
- 5帳票PDF
注文請書を出して得意先へ返す
確定した受注から注文請書 PDF を出します。承認が下りた受注は、ワークフローが自動で作って得意先の担当者へそのままメールで送ります。
- 6検索
過去の受注を注文書番号から引く
横断検索で注文書番号・出荷先・備考から過去の受注と得意先品名対応を引けます。
例：「注文書番号 T-26-0531 の受注」
機能一覧
最初から含まれるもので、導入後の追加や変更もAIエージェントで反映します。
- 管理するデータ4
- 取引先（18項目）品目（14項目）得意先品名対応（9項目）受注（29項目）
- 一覧・ボード10
- 受注残のある受注納期回答を改訂した受注要確認の受注未出荷の受注残与信要注意進行中の受注(ボード)［カンバン］納期カレンダー［カレンダー］確認待ちの品名対応ほか2件
- ダッシュボード2
- 受注ダッシュボード品名対応の整備状況
- レポート11
- 得意先別の受注残数量納期回答の改訂理由月別受注金額得意先別受注金額受付チャネル別の受注件数ステータス別の受注件数部門別の月次受注金額要確認の受注ほか3件
- 入力フォーム1
- 注文書受付フォーム（書類のAI読み取り）
- 承認フロー1
- 受注承認フロー
- 自動化4
- 受注確定をERPへ連携品名不一致の受注を通知与信超過の受注を通知回答納期の遅延アラート
- AIエージェント1
- 品名対応の候補を出す
- 帳票PDF1
- 注文請書
- 外部連携1
- ERP 連携(受注確定)
貴社の書式と手順で、この製品をつくってお見せします。
料金
受注管理も、GenAppの全製品と同じ料金です。ほかの業務を追加しても、契約は1つのままです。
初期費用
¥1,000,000〜
導入時に1回。1ヶ月の導入支援つき
ライト
¥3,000/ ユーザー・月
少人数で、1つの業務から
スタンダード
¥5,000/ ユーザー・月
チームごとに権限を分けたい部門に
プロフェッショナル
¥10,000/ ユーザー・月
AIを業務の中心で使う、全社展開に
表示価格は税抜です。ご契約は1年単位・最低5名からです。プランの違いとオプションを見る
よくある質問
- FAXやメールで届く注文書を、手入力せずに受注にできますか？
- 注文書PDFを受付フォームに添付すると、注文書番号・日付・明細が読み取られて受注になります。読み取り結果は人が確認してから確定します。
- 得意先ごとに違う品名・品番を、自社の品目コードに変換できますか？
- できます。得意先ごとの呼び方を「得意先品名対応」に貯め、2回目からは自動で変換します。対応が付かない明細だけが、候補付きの要確認として残ります。
- EDI・メール・FAXが混在していても、まとめて管理できますか？
- 受付チャネルを項目で持ち、同じ受注一覧で扱います。チャネル別の受注件数もレポートで見られます。
- 販売管理システムやERPとはどう連携しますか？
- 承認で受注が確定すると、明細を含む内容が外部連携で基幹側へ送られます。いまの基幹システムはそのまま使い続けられます。
- 回答した納期の遅れに気づけますか？
- 毎朝9時に、回答納期を過ぎても出荷されていない受注を担当者へ通知します。納期を改訂した理由も残し、理由別に集計できます。
- 受注管理の料金はいくらですか？
- GenAppの全製品に共通の料金で、初期費用100万円〜と、1ユーザーあたり月額3,000円（ライト）・5,000円（スタンダード）・10,000円（プロフェッショナル）です（税抜）。ほかの業務を追加しても契約は1つのままです。
- 決まった作業を、自動で回せますか？
- 回せます。登録や送信、毎日・毎週の定時をきっかけに、書類の読み取り・判定・承認依頼・通知をAIワークフローで自動化します。AIの結果を自動で反映する範囲はワークフローごとに決められ、それ以外は人が確定します。
- いま使っている基幹システムやExcelはどうなりますか？
- 基幹システムはそのまま使い続け、API・Webhook・CSVで連携します。Excelの台帳はCSVで取り込めます。
受注管理を、貴社の手順のままで。
いまお使いの書類やExcelをお持ちください。デモの場で、AIエージェントが貴社の業務に合わせてつくり、ワークフローで動かしてお見せします。
ご利用いただいている企業・団体（一部）
