ジンベイ

物流・在庫

出荷・納品照合

出荷指示から納品書を出し、返ってきた受領書と突き合わせます。押印で番号が読めない紙は納品日と数量で拾い、得意先の伝票品名は別名台帳で自社品目に読み替えます。数量が合わない出荷は請求に進ませません。

対象部門
物流・配送・営業
主な業種
製造卸売・商社運輸・物流
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GenAppで組み上げた出荷・納品照合の画面

こんな課題に

受注から出荷指示を切り、受領書を照合している出荷担当

出荷指示から受領照合まで

得意先から返る受領書が押印付きの紙で、出荷実績と数量が合っているかを目視で確認しています。合わない分が請求まで残り、月末に売掛の差異として跳ね返ってきます。

月末に売掛の差異を追っている営業事務

受領書の未着を月末に持ち込まない

受領書が返ってこない得意先ほど、請求で差異が出ます。督促の担当が決まっておらず、「そのうち返ってくる」まま請求を切ってしまい、翌月に値引きで調整する羽目になります。

業務の流れ

納品時点で、この流れがそのまま動きます。AIの出力はすべて提案で、人が確定するまでデータは変わりません。手順も分岐も、貴社のやり方に合わせて組み替えます。

01出荷指示から受領照合まで

  1. 1帳票PDF

    出荷指示から納品書を出す

    得意先・納品先・明細を入れて出荷指示を作り、受領印欄つきの納品書 PDF を出力して荷物に添えます。

  2. 2AI読み取り

    返ってきた受領書を読み取る

    受領書の登録フォームに原本を添付すると、納品書番号・得意先・納品日・受領者・明細の数量が入ります。押印で番号が潰れている紙は、番号を空のまま登録します。

  3. 3AI照合

    得意先の伝票品名を自社品目に読み替える

    検収明細に印字された先方の品名から品目の候補が出ます。選んだ結果は得意先品名対応に貯まり、次に同じ表記が来たときは選ばなくても埋まります。

  4. 4突合

    出荷実績と突き合わせる

    受領書が登録されると突合が走り、得意先と納品書番号で自動照合します。番号の読めない紙は納品日と数量で拾い、それでも組めないものだけ AI が品名から判定します。

  5. 5承認フロー

    差異の原因を確定して営業所長が承認する

    検収漏れ・分納・破損など、原因を選んで申請します。数量差異のある出荷は営業所長の承認が必須です。承認で状態が「確定」に、差戻しは「差異確認中」に戻ります。

  6. 6外部連携

    照合済みを請求へ連携する

    承認をきっかけにワークフローが請求システムへ送ります。受領書が返っていない出荷は督促の対象として残り、請求には進みません。

02受領書の未着を月末に持ち込まない

  1. 1入力フォーム

    返ってきた受領書をその場で登録する

    「受領書の登録」フォームから入れます。届いた日が残るので、返りが遅い得意先が後から分かります。

  2. 2一覧・ボード

    督促する相手と調べる相手を分ける

    「受領書が未着の出荷」「受領差異のある出荷」「番号の読めない受領書」で、催促すればよい相手と中身を調べる相手が分かれます。

  3. 3自動化

    未着を毎週督促する

    受領書の未着が毎週通知され、受領差異が出た出荷はその場で担当へ届きます。請求を切る前に手を打てます。

  4. 4レポート

    返りの悪い得意先を特定する

    「得意先別の受領書の返り」「受領書の返し方別の得意先数」「得意先別の受領差異」で、毎月止まる得意先が分かります。返し方を変える交渉の材料になります。

  5. 5検索

    過去に同じ差異をどう決着したかを引く

    横断検索で出荷指示・受領書・得意先を引き、前回どちらの言い分で決着したかを確かめます。

機能一覧

納品時点で含まれるものです。項目の追加や分岐の変更は、稼働後もその場で反映します。

管理するデータ5
得意先（11項目）品目（7項目）得意先品名対応（9項目）出荷指示（20項目）受領書（14項目）
一覧・ボード7
受領差異のある出荷受領書が未着の出荷未確定の出荷出荷一覧番号の読めない受領書受領書一覧取引中の得意先
ダッシュボード1
出荷照合ダッシュボード
レポート8
突合結果得意先別の受領差異差異の原因別の件数得意先別の出荷金額運送手段別の出荷件数状態別の出荷件数得意先別の受領書の返り受領書の返し方別の得意先数
入力フォーム1
受領書の登録（書類のAI読み取り）
承認フロー1
受領差異の確定
自動化5
受領書が届いたら突合する出荷済になったら納品書を作る受領差異を通知確定した出荷を請求へ連携受領書の未着を督促
突合1
出荷指示と受領書の突合
帳票PDF1
納品書
外部連携1
請求システム連携(出荷確定)

どの製品にも標準で備わる統制

権限管理

部署・役割ごとの権限と、項目単位のアクセス制御

監査ログ

誰がいつ何を変えたかを、約50種類の操作について記録

SSO・IP制限

SAML SSO と IPアドレス制限を標準装備

ISO/IEC 27001

ISMS認証取得（登録番号 ISR029）。チェックシートにも対応

貴社の書式と手順で、この製品を組み上げてお見せします。

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