審査・契約・法務
提出書類チェックリスト
申請ごとに必要な書類を「誰から・何を・揃ったか」で管理します。書類の要否は申請種別と提出者区分で変わるため、必須・条件付き必須・任意・取得不要を持たせています。提出状況を独立した台帳にしてあるので、どの書類が一番揃わないか・どの不備が多いかを申請をまたいで数えられます。有効期限のある書類は期限で追えます。
- 対象部門
- 法務・審査
こんな課題に
申請ごとに必要書類を集めている審査部門
書類の受領から審査の決裁まで
どの書類が届いていないかを Excel の表で管理していて、督促のたびに一覧を作り直しています。先方が書いてくる書類名が自社の呼び方と違うため、仕分けにも時間がかかります。
申請者へ書類の督促を回している事務担当
督促のたびに一覧を作らない
「まだ届いていない書類」を出すのに、毎回 Excel の表を作り直しています。有効期限のある書類は、受け取ったあとに期限が切れていることに気づきます。
業務の流れ
納品時点で、この流れがそのまま動きます。AIの出力はすべて提案で、人が確定するまでデータは変わりません。手順も分岐も、貴社のやり方に合わせて組み替えます。
01書類の受領から審査の決裁まで
- 1AI読み取り
受け取った書類を登録する
提出書類の受領登録フォームに写しを添付すると、発行日・有効期限を読み取ります。不備があるものは不備の種類を選んで残します。
- 2AI照合
書類名から書類種別を照合する
書類名の対応に貯めた表記は自動で埋まり、台帳に無い表記だけが候補付きの照合待ちで残ります。「課税証明書」と「課税決定通知書」のような揺れを吸収します。
- 3承認フロー
書類が揃ったら審査を申請する
必須・条件付き必須の書類が確認済みになったら申請します。申込金額 3,000 万円以上は審査部長の決裁が付きます。
- 4承認フロー
審査部長が決裁する
承認で申請のステータスが「承認」に、差戻しは「書類確認中」に戻ります。
- 5帳票PDF
不足の案内を出し、期限を追う
「必要書類のご案内」を帳票から出して申込人へ送ります。回答期限の超過と書類の有効期限は、それぞれのアラートで督促されます。
02督促のたびに一覧を作らない
- 1入力フォーム
どの経路で届いても同じ形で残す
「提出書類の受領登録」フォームから入れます。窓口・郵送・メールのどれで届いても、受領日と担当が同じ形で残ります。
- 2一覧・ボード
督促の一覧を作らずに出す
「揃っていない書類」「不備のある書類」「提出状況(ボード)」で、督促する対象が常にできあがっています。表を作り直す作業が消えます。
- 3自動化
不備と期限を通知で押し出す
不備が付いたら担当へ通知され、回答期限は毎日、書類の有効期限は毎週アラートが出ます。受領後に期限切れで差し戻す事故がなくなります。
- 4レポート
案内文を直すべき書類を見つける
「書類種別別の未提出・不備件数」「不備の種類別件数」で、毎回同じ書類で止まっていることが数字で出ます。
- 5検索
先方の呼び方から書類を引く
横断検索で提出状況・書類種別・書類名の対応を引きます。先方が書いてきた名前でも当てられます。
機能一覧
納品時点で含まれるものです。項目の追加や分岐の変更は、稼働後もその場で反映します。
- 管理するデータ4
- 書類種別（10項目）申請（16項目）書類名の対応（8項目）提出状況（15項目）
- 一覧・ボード6
- 揃っていない書類不備のある書類提出状況(ボード)［カンバン］進行中の申請書類不足の申請運用中の書類種別
- ダッシュボード2
- 書類充足ダッシュボード不備の傾向
- レポート10
- 申請別の提出状況書類種別別の未提出・不備件数不備の種類別件数提出者区分別の件数揃っていない書類の一覧不備のある書類の一覧申請種別別の件数ステータス別の申請件数月別の受付件数書類不足の申請一覧
- 入力フォーム1
- 提出書類の受領登録（書類のAI読み取り）
- 承認フロー1
- 審査の承認
- 自動化3
- 不備が付いたら担当へ通知回答期限の超過アラート書類の有効期限アラート
- 帳票PDF1
- 必要書類のご案内
どの製品にも標準で備わる統制
権限管理
部署・役割ごとの権限と、項目単位のアクセス制御
監査ログ
誰がいつ何を変えたかを、約50種類の操作について記録
SSO・IP制限
SAML SSO と IPアドレス制限を標準装備
ISO/IEC 27001
ISMS認証取得（登録番号 ISR029）。チェックシートにも対応
貴社の書式と手順で、この製品を組み上げてお見せします。
