提出書類チェックリスト

受け取った書類を登録する

提出書類の受領登録フォームに写しを添付すると、発行日・有効期限を読み取ります。不備があるものは不備の種類を選んで残します。

書類名から書類種別を照合する

書類名の対応に貯めた表記は自動で埋まり、台帳に無い表記だけが候補付きの照合待ちで残ります。「課税証明書」と「課税決定通知書」のような揺れを吸収します。

書類が揃ったら審査を申請する

必須・条件付き必須の書類が確認済みになったら申請します。申込金額 3,000 万円以上は審査部長の決裁が付きます。

審査部長が決裁する

承認で申請のステータスが「承認」に、差戻しは「書類確認中」に戻ります。

不足の案内を出し、期限を追う

「必要書類のご案内」を帳票から出して申込人へ送ります。回答期限の超過と書類の有効期限は、それぞれのアラートで督促されます。

どの経路で届いても同じ形で残す

「提出書類の受領登録」フォームから入れます。窓口・郵送・メールのどれで届いても、受領日と担当が同じ形で残ります。

督促の一覧を作らずに出す

「揃っていない書類」「不備のある書類」「提出状況(ボード)」で、督促する対象が常にできあがっています。表を作り直す作業が消えます。

揃っていない書類を AI に聞く

申請ごとに、未提出・不備の書類を、不備の内容と督促の経過つきで答えます。督促の電話をかける前に、何をいつ頼んだかがその場で分かります。

例：「大槻 芽衣 様の本審査で、まだ揃っていない書類は? 不備の内容と督促の状況も教えて」

不備と期限を通知で押し出す

不備が付いたら担当へ通知され、回答期限は毎日、書類の有効期限は毎週アラートが出ます。受領後に期限切れで差し戻す事故がなくなります。

案内文を直すべき書類を見つける

「書類種別別の未提出・不備件数」「不備の種類別件数」で、毎回同じ書類で止まっていることが数字で出ます。

先方の呼び方から書類を引く

横断検索で提出状況・書類種別・書類名の対応を引きます。先方が書いてきた名前でも当てられます。

例：「課税証明書」