窓口申請・給付受付管理

申請書を撮影して受け付ける

「申請の受付」フォームで申請書を撮影すると、手書きでも氏名・住所・世帯人数・所得が読み取られます。郵送とメールで届いたものはフォルダの自動仕分けから申請になります。

表題と記載から申請を引き当てる

申請書の表題から申請種別を、添付書類の氏名と住所から申請を引き当てます。確定できないものだけが候補付きで残り、選んだ表記は次回から自動で当たります。

記載の食い違いと不足書類を見る

申告の所得・世帯人数と証明書の記載の差、不足書類の数が申請に自動で出ます。「記載が証明書と合わない申請」「添付不足のある申請」で人が見る分だけに絞れます。

補正の案内文を作って送る

状態を「補正待ち」にすると、不足書類と食い違いから申請者に伝える文章を AI が提案します。採用した内容で帳票「補正のお願い」を出します。

決定を決裁する

状態を「決裁中」にすると決裁の申請が出ます。却下と 10 万円以上の支給は課長の決裁が付きます。

決定通知書を出して支給する

決裁をきっかけに決定通知書を作って申請に添付し、電子申請・メールの申請者には送ります。支給日を入れると支給済になります。

処理期限カレンダーと審査の進行を見る

申請が処理期限の日付の上に並び、カンバンでは状態ごとの件数と申請額が分かります。どの週に決定が集中するかが受付の時点で見えます。

期限が近い申請と止まっている申請を拾う

毎朝、期限まで 7 日を切った申請と過ぎた申請が審査担当へ、毎週、補正待ちのまま 30 日以上動いていない申請が通知されます。

止まっている申請を AI に聞く

補正を案内したまま、または書類が揃わないまま止まっている申請を、何を案内したかつきで答えます。申請者から問い合わせが来る前に、催促する相手が分かります。

例：「補正を案内したまま止まっている申請や、書類が揃っていない申請は? 何を案内したかも教えて」

避難所の受付票を取り込む

「避難者カードの受付」フォームで手書きの受付票を撮影すると、世帯の構成まで読み取られます。要配慮者のいる世帯は保健師へ通知されます。

不備の出どころを種別ごとに見る

不備区分の内訳、種別別の補正で止めた日数、申請書の記入の内訳をダッシュボードで見ます。特定の種別で添付不足が続くなら、直すのは職員の注意ではなく案内と様式です。

過去の同種の申請を横断検索する

申請者氏名・補正の案内・決定の理由で過去の申請を探せます。似た事案をどう判断したかを引けるので、担当者ごとに結論が振れません。

例：「非自発的失業による保険料の減免」