情報・業務改善
社内ナレッジ検索
規程・業務手順書・FAQ を 1 か所に集め、横断検索の対象として登録します。「どこに書いてあるか」を探す時間をなくし、問い合わせ対応を FAQ に貯めていけます。
- 対象部門
- 情報システム・カスタマーサポート
- 主な業種
- 業種を問いません
こんな課題に
「どこに書いてあるか」の問い合わせを受け続ける情報システム・総務
ナレッジの集約から公開まで
規程と手順書が共有フォルダに散在し、最新版がどれか分かりません。同じ質問が毎週来て、そのたびに規程を開いて読み直しています。
規程の改廃を管理している内部統制・総務
古い規程が使われ続けるのを止める
改訂しても、現場は前の版を印刷して使い続けます。見直し期限を過ぎた規程が残っていても誰も気づかず、監査で「最新版の周知」を問われて初めて分かります。
業務の流れ
AIの出力はすべて提案で、人が確定するまでデータは変わりません。
01ナレッジの集約から公開まで
- 1入力フォーム
規程・手順書・FAQ を 1 か所に集める
規程は条文、手順書は手順、FAQ は質問と回答で持ちます。FAQ は問い合わせ対応のたびにフォームから足していきます。
- 2検索
横断検索で出典つきに引く
「私物 USB は使える?」のような聞き方で、該当する条文と手順が出典つきで返ります。探す時間がここでなくなります。
- 3承認フロー
改訂案を所管部門に確認してもらう
情報セキュリティ・コンプライアンスの規程は、法務・情報システムの承認も必要になります。
- 4承認フロー
承認して公開する
承認で状態が「公開中」に、差戻しは「改訂中」に戻ります。改訂日も残ります。
- 5AIエージェント
古くなったナレッジを検知する
AIジョブが、参照先の制度変更や記述の食い違いから古くなったナレッジを見つけます。見直し期限が近い規程は所管部門へ毎週通知されます。
02古い規程が使われ続けるのを止める
- 1一覧・ボード
直すべき規程と出し忘れを出す
「見直し期限が近い規程」「下書き(公開前)」「よく見られている FAQ」で、手を入れる対象と公開し忘れが分かります。
- 2自動化
見直し期限を所管部門へ毎週知らせる
見直し期限が近い規程が所管部門へ毎週通知されます。総務が一覧を作って配って回る作業が消えます。
- 3レポート
手が入っていない分野を見つける
「手順書の公開状況」「分類別の FAQ 参照回数」「分類別の規程数」で、よく参照されるのに更新されていない分野が分かります。
- 4承認フロー
改訂を所管部門の承認で通す
改訂案は所管部門の承認を通してから公開します。誰がいつ最新版と認めたかが残るので、監査でそのまま示せます。
機能一覧
納品時点で含まれるもので、稼働後の追加や変更もその場で反映します。
- 管理するデータ3
- 規程（12項目）業務手順書（9項目）FAQ（9項目）
- 一覧・ボード3
- 見直し期限が近い規程よく見られている FAQ下書き(公開前)
- ダッシュボード1
- ナレッジ運用ダッシュボード
- レポート3
- 分類別の規程数分類別の FAQ 参照回数手順書の公開状況
- 入力フォーム1
- FAQ の登録
- 承認フロー1
- 規程改訂の承認
- 自動化1
- 見直し期限の近い規程を所管へ通知
- AIエージェント2
- 古くなったナレッジの検知FAQ の抜けを探す
貴社の書式と手順で、この製品を組み上げてお見せします。
