サービス提供・記録
介護サービス記録
ケアプランの予定と、実際に提供したサービスの記録を突合します。利用者番号 + サービス種別コード + 対象年月で組むので、計画に無いサービス(請求できないもの)と、実施記録の無い予定が一覧に残ります。区分支給限度基準額は要介護度から自動で入り、超過は月の途中で分かります。個人の健康情報を扱うため、既定の公開範囲は担当ケアマネジャーと管理者だけです。
- 対象部門
- カスタマーサポート・経理・財務
- 主な業種
- 医療・介護
こんな課題に
訪問介護・通所介護のサービス提供記録を付けている管理者
提供票の取り込みから実績のお知らせまで
現場は紙のサービス提供票に書き、事務が国保連請求のために転記しています。実施記録と計画の突き合わせが手作業で、算定漏れ・過誤請求が出ます。
実地指導と過誤請求に備えている事業所の管理者
限度額と算定漏れを月中に潰す
限度額の超過に気づくのが請求の直前で、利用者への説明が後手になります。実地指導で記録の根拠を求められると、紙のファイルを探すところから始まります。
業務の流れ
納品時点で、この流れがそのまま動きます。AIの出力はすべて提案で、人が確定するまでデータは変わりません。手順も分岐も、貴社のやり方に合わせて組み替えます。
01提供票の取り込みから実績のお知らせまで
- 1AI読み取り
サービス提供票を取り込む
紙の提供票を添付すると、対象年月・氏名・回数が入ります。正式な氏名に直さなくて構いません。
- 2AI照合
氏名から利用者を引き当てる
「山田花子」「ヤマダ ハナコ」のような表記を利用者に当てます。確定した表記は別名台帳に貯まり、次回から自動で当たります。ここが揺れると、突合のキーが合わずに全件が未突合になります。
- 3突合
予定と実績を突合する
利用者番号 + サービス種別コード + 対象年月で組み、回数を比べます。1 回でも違えば差異として出します。請求に直接効くので丸めません。
- 4一覧・ボード
組めなかった行を見る
実施記録が無い予定は未提供か記録漏れ、計画に無い実績は請求できないサービスです。月次で本当に見るのはこの 2 つです。
- 5承認フロー
限度額の超過を管理者が確認する
区分支給限度基準額を超えた分は全額自己負担です。超過が出ている給付管理は管理者の承認を必要とします。
- 6帳票PDF
実績のお知らせを出す
利用者・家族へ渡す月次の控えを作ります。国保連への請求は電子請求なので、ここでは帳票にしていません。
02限度額と算定漏れを月中に潰す
- 1入力フォーム
現場がその場で実施記録を登録する
サービス実施記録の登録フォームから、訪問先で実施した内容と時間を残します。事務所での転記を挟みません。
- 2自動化
計画に無いサービスをその場で知らせる
突合の結果が「計画に無い」に変わった実績は、管理者へ自動で通知されます。請求できないサービスを月末に見つけても、もう直せません。
- 3一覧・ボード
限度額に近い利用者を先に見る
使用率が 90% 以上の利用者をビューで先に押さえます。超えてから説明するのと、超える前に相談するのとでは、利用者の負担が変わります。
- 4レポート
月中に使用率と実施単位数を見る
限度額の使用率・月別の実施単位数・確認の理由別をダッシュボードで見ます。月末を待たずに、どの利用者の計画を見直すかが決まります。
- 5検索
実地指導の照会に記録で答える
利用者・実施記録・給付管理をまたいで探せます。いつ誰が何を提供したかを、その場で根拠つきで示せます。
機能一覧
納品時点で含まれるものです。項目の追加や分岐の変更は、稼働後もその場で反映します。
- 管理するデータ6
- 利用者（16項目）サービス種別（7項目）氏名の別名（4項目）ケアプラン（16項目）サービス実施記録（19項目）給付管理（16項目）
- 一覧・ボード10
- 計画に無いサービス実施記録が無い予定回数に差がある予定ケアプラン一覧氏名が未確定の記録実施記録一覧限度額を超えている限度額に近い利用者確認待ちの給付管理利用中の利用者
- ダッシュボード1
- 介護サービスダッシュボード
- レポート9
- サービス種別別の予定回数サービス種別別の実施回数月別の実施単位数突合の状態要介護度別の利用者数負担割合別の利用者数限度額の使用率確認の理由別確認待ちの件数
- 入力フォーム1
- サービス実施記録の登録（書類のAI読み取り・カメラ撮影）
- 承認フロー1
- 給付管理の確認
- 自動化3
- 計画に無いサービスを通知限度額を超えた利用者を通知氏名が未確定の記録を通知
- 突合1
- ケアプランと実施記録の突合
- 帳票PDF1
- サービス提供実績のお知らせ
どの製品にも標準で備わる統制
権限管理
部署・役割ごとの権限と、項目単位のアクセス制御
監査ログ
誰がいつ何を変えたかを、約50種類の操作について記録
SSO・IP制限
SAML SSO と IPアドレス制限を標準装備
ISO/IEC 27001
ISMS認証取得（登録番号 ISR029）。チェックシートにも対応
貴社の書式と手順で、この製品を組み上げてお見せします。
